Apa itu buku tunai?

Buku tunai ialah sebuah buku yang merekod semua wang yang diterima dan dibayar oleh perniagaan, sama ada dalam bentuk tunai di tangan atau melalui akaun bank. Keistimewaannya ialah ia memainkan dua peranan serentak: sebagai buku catatan pertama tempat urus niaga wang mula direkod, dan sebagai lejar bagi akaun tunai dan akaun bank.

Dua peranan dalam satu buku

Kebanyakan buku catatan pertama, seperti jurnal jualan atau jurnal belian, hanya mengumpul urus niaga sebelum dipindahkan ke lejar. Buku tunai berbeza kerana ia menggabungkan dua fungsi. Setiap kali wang bergerak masuk atau keluar, catatannya terus masuk ke buku tunai, dan pada masa yang sama lajur tunai atau lajur bank di dalamnya sudah pun bertindak sebagai akaun tunai dan akaun bank dalam lejar. Kerana itu, perniagaan tidak perlu membuka akaun tunai atau akaun bank berasingan dalam lejar am.

Sebagai buku catatan pertama

Sebagai buku catatan pertama, buku tunai menerima catatan awal bagi setiap penerimaan dan pembayaran wang. Wang yang diterima direkod di sebelah debit, manakala wang yang dibayar direkod di sebelah kredit. Butiran seperti tarikh, perihal urus niaga dan jumlah dicatat mengikut susunan masa ia berlaku. Daripada sinilah maklumat diringkaskan dan dipindahkan ke akaun-akaun lain dalam lejar, contohnya akaun penghutang apabila pelanggan membayar, atau akaun belanja apabila sewa dibayar.

Sekali gus sebahagian daripada lejar

Inilah bahagian yang sering mengelirukan pelajar. Lajur tunai dan lajur bank dalam buku tunai lebih daripada senarai: kedua-duanya ialah akaun tunai dan akaun bank yang lengkap dengan sebelah debit dan kredit. Baki yang diperoleh apabila buku tunai diimbangi ialah baki tunai dan baki bank sebenar perniagaan pada tarikh itu. Oleh sebab kedua-dua akaun ini sudah wujud di dalam buku tunai, ia tidak diulang lagi dalam lejar am.

Buku tunai lajur tunggal

Bentuk paling ringkas ialah buku tunai lajur tunggal, yang hanya mempunyai satu lajur amaun di setiap sebelah. Ia sesuai untuk perniagaan kecil yang menyimpan wang dalam satu bentuk sahaja, biasanya tunai di tangan. Pada dasarnya ia berfungsi sama seperti akaun tunai biasa: penerimaan di debit, pembayaran di kredit, dan baki dikira dengan menolak jumlah kredit daripada jumlah debit. Ia menjadi titik permulaan yang baik untuk memahami idea buku tunai sebelum menambah lajur lain.

Buku tunai dua lajur

Kebanyakan perniagaan menyimpan wang dalam dua bentuk (tunai di tangan dan wang dalam bank), jadi buku tunai dua lajur mempunyai satu lajur untuk tunai dan satu lajur untuk bank di setiap sebelah. Penerimaan tunai masuk ke lajur tunai debit, penerimaan melalui bank masuk ke lajur bank debit, dan begitu juga bagi pembayaran di sebelah kredit. Dengan susunan ini, satu buku sahaja mampu menjejak dua akaun serentak, menjimatkan ruang dan memudahkan penyemakan silang.

Buku tunai tiga lajur

Buku tunai tiga lajur menambah satu lajur lagi di setiap sebelah untuk merekod diskaun. Di sebelah debit terdapat lajur diskaun dibenarkan, iaitu potongan yang diberikan kepada pelanggan kerana membayar cepat; di sebelah kredit pula terdapat lajur diskaun diterima, iaitu potongan yang diperoleh daripada pembekal. Jadi setiap sebelah kini mengandungi tiga lajur: diskaun, tunai dan bank. Susunan ini membolehkan perniagaan merekod pembayaran dan diskaun yang berkaitan dalam satu baris yang sama.

Catatan kontra

Catatan kontra timbul apabila wang berpindah antara tunai dan bank dalam perniagaan yang sama, contohnya memasukkan wang tunai ke dalam bank, atau mengeluarkan tunai dari bank untuk kegunaan pejabat. Kerana kedua-dua akaun berada dalam buku tunai yang sama, satu urus niaga menghasilkan catatan debit dan kredit dalam buku yang sama itu juga. Memasukkan tunai ke bank, misalnya, dicatat sebagai kredit lajur tunai dan debit lajur bank. Huruf 'K' biasanya ditulis di ruang folio untuk menandakan catatan kontra.

Lajur diskaun hanyalah memorandum

Satu perkara penting: lajur diskaun dalam buku tunai tiga lajur bukan sebahagian daripada akaun lejar; ia hanya lajur peringatan atau memorandum. Jumlahnya tidak diimbangkan seperti lajur tunai dan bank. Sebaliknya, jumlah lajur diskaun dibenarkan dipindahkan ke debit Akaun Diskaun Dibenarkan, dan jumlah lajur diskaun diterima dipindahkan ke kredit Akaun Diskaun Diterima dalam lejar am. Lajur ini hanya mengumpul angka diskaun supaya mudah dipindahkan sekali gus pada hujung tempoh.

Baki debit dan baki overdraf

Apabila buku tunai diimbangkan, lajur tunai hampir selalu menunjukkan baki debit kerana perniagaan tidak boleh membelanjakan wang tunai yang tiada. Lajur bank pula boleh menunjukkan baki debit, yang bermaksud ada wang dalam bank, atau baki kredit, yang bermaksud akaun itu terlebih keluar atau overdraf. Baki overdraf ialah liabiliti kerana perniagaan berhutang dengan bank. Memahami perbezaan ini penting apabila baki ini dibawa ke penyata kewangan atau ke penyata penyesuaian bank.

Cara mengimbangi buku tunai

Untuk mengimbangi buku tunai, jumlahkan lajur tunai dan lajur bank di kedua-dua sebelah secara berasingan. Cari perbezaan antara jumlah debit dan jumlah kredit bagi setiap lajur, dan masukkan perbezaan itu sebagai baki h/b (hantar bawah) supaya kedua-dua sebelah sama. Baki ini kemudian dibawa turun sebagai baki b/b (bawa bawah), iaitu baki awal untuk tempoh berikutnya. Lajur diskaun tidak diimbangkan; ia hanya dijumlahkan dan dipindahkan. Menjaga susunan lajur yang kemas membantu mengelakkan angka tunai dan bank tercampur.

Kesilapan biasa pelajar

Kesilapan paling kerap ialah cuba mengimbangkan lajur diskaun, sedangkan ia hanya memorandum. Pelajar juga sering tersalah letak diskaun dibenarkan di sebelah kredit atau diskaun diterima di sebelah debit. Bagi catatan kontra, ramai yang terlupa membuat kedua-dua catatan atau tertukar arah tunai dan bank. Kekeliruan lain ialah menganggap baki bank sentiasa debit. Menyemak sama ada wang masuk atau keluar, dan dalam bentuk apa, akan mengelakkan hampir semua ralat ini.

Belajar dengan bimbingan 1-ke-1

Jika anak anda masih keliru tentang dua peranan buku tunai, guru kami yang berpengalaman boleh menerangkannya langkah demi langkah dalam kelas 1-ke-1 dalam talian, dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris. Kelas percubaan sejam dikenakan bayaran mengikut kadar guru (dari RM50 sejam); hubungi kami di WhatsApp untuk mengatur.

Soalan lazim

Adakah buku tunai sebahagian daripada lejar atau buku catatan pertama? Ia kedua-duanya sekali. Buku tunai menerima catatan awal setiap urus niaga wang seperti buku catatan pertama, tetapi lajur tunai dan lajur banknya juga bertindak sebagai akaun tunai dan akaun bank dalam lejar, jadi kedua-dua akaun itu tidak diulang di lejar am.

Mengapa lajur diskaun tidak diimbangkan? Kerana lajur diskaun hanyalah lajur peringatan atau memorandum, bukan akaun sebenar. Jumlahnya dikumpul untuk memudahkan pemindahan pada hujung tempoh: diskaun dibenarkan ke debit akaunnya dan diskaun diterima ke kredit akaunnya dalam lejar am.

Apakah catatan kontra dalam buku tunai? Catatan kontra ialah pergerakan wang antara tunai dan bank dalam perniagaan yang sama, contohnya memasukkan tunai ke bank. Kerana kedua-dua akaun berada dalam buku tunai yang sama, ia menghasilkan satu debit dan satu kredit dalam buku itu juga, biasanya ditanda dengan huruf 'K'.