Membaiki Kawalan Tunai dan Mengatasi Defisit Belanjawan

Perakaunan untuk Kawalan Dalaman

Kemahiran: Mencipta

Rangsangan

Soalan

(a) Cadangkan TIGA penambahbaikan kawalan dalaman terhadap tunai yang sesuai untuk perniagaan Encik Farid. Bagi setiap cadangan, jelaskan bagaimana ia mengurangkan risiko penyelewengan atau kesilapan.

(b) Berdasarkan belanjawan tunai, kenal pasti bulan yang bermasalah dan berikan bukti angka. Kemudian rangka DUA langkah yang boleh diambil oleh Encik Farid untuk mengatasi masalah tersebut, serta nyatakan kesan langkah itu terhadap baki akhir.

Langkah berfikir

1. Kenal pasti kelemahan kawalan dalam stimulus: seorang kerani melakukan semua tugas tunai, kutipan lewat dimasukkan ke bank, resit tidak bernombor dan penyesuaian bank tidak disemak oleh sesiapa.
2. Padankan setiap kelemahan dengan satu prinsip kawalan tunai: pengasingan tugas, kemasukan bank harian secara utuh dengan resit bersiri, dan semakan penyeliaan ke atas penyesuaian bank.
3. Bagi setiap cadangan, tulis SEBAB (kesan) supaya jawapan bersifat mencipta penyelesaian, bukan senarai semata-mata.
4. Baca belanjawan tunai lajur demi lajur dan cari baki akhir yang negatif: Februari menunjukkan -RM1,000.
5. Kaitkan punca: penerimaan Februari (RM22,000) lebih rendah daripada pembayaran (RM30,000), manakala Mac ada lebihan RM8,000 yang boleh dimanfaatkan.
6. Rangka langkah yang menaikkan penerimaan awal atau melewatkan pembayaran, kemudian nyatakan kesannya menjadikan baki akhir Februari positif semula.

Contoh jawapan

(a) Tiga penambahbaikan kawalan dalaman tunai:

1. Pengasingan tugas: jangan biarkan Puan Salmah menerima, merekod, memasukkan ke bank DAN menyediakan penyesuaian bank seorang diri; agihkan tugas ini kepada dua atau tiga kakitangan. Sebab: kerja seorang disemak silang oleh yang lain, maka penyelewengan lebih sukar disembunyikan.

2. Masukkan kesemua kutipan tunai ke bank setiap hari secara utuh dan gunakan resit bernombor siri bagi setiap penerimaan; jumlah resit dipadankan dengan slip deposit bank harian. Sebab: mengelakkan tunai 'lesap' antara penerimaan dan kemasukan bank serta mewujudkan jejak audit.

3. Penyata Penyesuaian Bank disediakan setiap bulan oleh kakitangan yang tidak memegang tunai dan disemak serta ditandatangani oleh Encik Farid. Sebab: perbezaan atau kesilapan dapat dikesan awal dan kawalan penyeliaan diwujudkan.

(b) Bulan bermasalah ialah Februari kerana baki akhirnya defisit -RM1,000 (penerimaan RM22,000 kurang daripada pembayaran RM30,000). Dua langkah:

1. Jadualkan semula sebahagian pembayaran Februari (contoh pembelian stok tidak segera) ke bulan Mac yang mempunyai lebihan RM8,000. Kesan: pembayaran Februari turun, baki akhir Februari kembali positif.

2. Segerakan kutipan penghutang atau tawarkan diskaun tunai supaya sebahagian penerimaan Mac masuk pada Februari; jika tidak mencukupi, dapatkan overdraf bank jangka pendek untuk menampung jurang RM1,000. Kesan: penerimaan Februari naik dan perniagaan dapat mengelakkan kegagalan membayar obligasi (cek tak laku).