Merangka Prosedur Semakan Dokumen Sumber

Dokumen Perniagaan sebagai Sumber Maklumat

Kemahiran: Mencipta

Rangsangan

Soalan

(a) Berdasarkan jadual, kenal pasti DUA dokumen yang telah disalahgunakan sebagai dokumen sumber, dan jelaskan mengapa penggunaannya tidak wajar.

(b) Sebagai penasihat perniagaan Puan Hafizah, cadangkan dan rangka satu prosedur ringkas (langkah demi langkah) yang boleh digunakan untuk menentukan sama ada sesuatu dokumen layak dijadikan dokumen sumber sebelum direkod. Justifikasikan setiap langkah cadangan anda.

Langkah berfikir

1. Ingat definisi: dokumen sumber ialah dokumen yang mengesahkan sesuatu urus niaga telah berlaku dan menjadi asas catatan dalam buku.
2. Uji setiap dokumen dengan soalan "Adakah urus niaga sebenar sudah berlaku?" Katalog dan sebut harga hanya menawarkan harga; tiada jual beli berlaku, maka kedua-duanya ialah dokumen bukan sumber.
3. Jejaki akibatnya: merekod belian daripada katalog/sebut harga mewujudkan belian palsu, manakala mengabaikan invois dan nota kredit menyebabkan belian dan pulangan belian sebenar tercicir.
4. Bina kriteria untuk membezakan: (i) urus niaga telah berlaku, (ii) ada butiran sah (tarikh, kuantiti, harga, pihak terlibat), (iii) dokumen asli/disahkan, bukan tawaran semata-mata.
5. Susun kriteria itu menjadi prosedur berurutan (saring → sahkan → klasifikasi → rekod → failkan) supaya mudah diikuti pekerja tanpa latar perakaunan.
6. Justifikasikan setiap langkah dengan mengaitkannya kepada risiko yang dielakkan, contohnya langkah pengesahan mengelakkan rekod urus niaga yang tidak wujud.

Contoh jawapan

(a) Dua dokumen yang disalahgunakan ialah katalog pembekal dan sebut harga. Kedua-duanya ialah dokumen BUKAN sumber kerana ia hanya memaklumkan jenis barang, harga dan syarat SEKIRANYA pesanan dibuat; pada peringkat itu belum ada urus niaga jual beli yang berlaku. Oleh itu ia tidak boleh dijadikan asas catatan. Merekodnya sebagai belian mewujudkan belian palsu, membesarkan kos belian dan menjadikan untung/rugi serta baki pemiutang tidak tepat.

(b) Prosedur cadangan (semak sebelum rekod):

Langkah 1 (Saring): tanya "Adakah urus niaga sebenar sudah berlaku (barang telah dibeli/dijual atau wang telah diterima/dibayar)?" Jika tidak (contoh katalog, sebut harga), sisihkan dokumen itu dan jangan rekodkannya. Justifikasi: menapis tawaran daripada urus niaga sebenar mengelakkan catatan palsu.

Langkah 2 (Sahkan butiran): pastikan dokumen ada tarikh, kuantiti, harga, jumlah dan nama kedua-dua pihak, serta ia asli/bercop rasmi. Justifikasi: butiran lengkap memastikan urus niaga sah dan boleh diaudit.

Langkah 3 (Klasifikasi): tentukan jenis urus niaga daripada dokumen sah tadi, misalnya invois belian (belian kredit), invois jualan (jualan kredit), resit (tunai), nota kredit diterima (pulangan belian), nota debit dan sebagainya. Justifikasi: mengaitkan dokumen sumber dengan buku catatan pertama yang betul.

Langkah 4 (Rekod): catat dalam buku catatan pertama yang sepadan berdasarkan dokumen sumber sahaja. Justifikasi: memastikan setiap catatan disokong bukti.

Langkah 5 (Failkan mengikut nombor): simpan dokumen sumber mengikut nombor/tarikh untuk rujukan dan semakan silang. Justifikasi: memudahkan pengesanan ralat dan audit.

Dengan prosedur ini, invois belian dan nota kredit diterima yang sebelum ini diabaikan akan direkodkan dengan betul, manakala katalog dan sebut harga akan disisih di Langkah 1.