设计原始凭证核查程序

商业单据作为资料来源

技能：创造

情境

题目

（a）根据表格，找出被错误当作原始凭证使用的两份文件，并解释为何这样使用不恰当。

（b）假设你是哈菲扎女士的商业顾问，提出并设计一套简单的分步程序，让她在入账前判断某份文件是否符合原始凭证的资格。请为你所提的每一步骤说明理由。

思考步骤

1. 回顾定义：原始凭证证明某项交易确实发生，并作为账簿入账的依据。
2. 用“真实交易是否已发生？”来检验每份文件。目录和报价单只是提供价格，并无买卖发生，因此属于非原始凭证。
3. 追踪后果：凭目录/报价单记购货会虚增购货，而忽略发票与贷项通知单则漏记真实的购货与购货退回。
4. 建立区分标准：（i）交易已发生，（ii）具备有效细节（日期、数量、价格、当事人），（iii）文件是正本/经核实，而非仅是报价。
5. 把这些标准排成有次序的程序（筛选→核实→分类→入账→归档），让没有会计背景的员工也能照做。
6. 为每一步骤说明理由，并联系它所防范的风险，例如核实步骤可避免记录并不存在的交易。

模范答案

（a）被误用的两份文件是供应商目录和报价单。二者都属于非原始凭证，因为它们只是告知货品、价格与“若下单”的条件；在此阶段并无真正的买卖发生，因此不能作为入账依据。将它们记为购货会产生虚假购货，虚增购货成本，使损益及应付账款余额失真。

（b）建议程序（入账前先核查）：

第一步，筛选：自问“真实交易是否已发生（货品已买/卖，或款项已收/付）？”若否（如目录、报价单），将该文件搁置，不予入账。理由：把报价与真实交易区分开，可防止虚假入账。

第二步，核实细节：确认文件载有日期、数量、价格、金额及买卖双方名称，且为正本/盖有正式印章。理由：细节齐全可确保交易真实且可供审计。

第三步，分类：依据已核实的文件判断交易类型，例如进货发票（赊购）、销货发票（赊销）、收据（现金）、收到的贷项通知单（购货退回）、借项通知单等。理由：将原始凭证与正确的原始分录簿对应起来。

第四步，入账：仅依据原始凭证记入相应的原始分录簿。理由：确保每笔分录都有凭证支持。

第五步，编号归档：按编号/日期保存原始凭证，以便查阅与核对。理由：便于追查错误与审计。

采用此程序后，先前被忽略的进货发票与收到的贷项通知单将获正确入账，而目录与报价单则在第一步被搁置。