Tingkatan 4 · Bab 3

Dokumen Perniagaan sebagai Sumber Maklumat

Percubaan berbayar 1 jam · Balasan hari yang sama · dari RM50/jam

11 jam pengajaran

Apa yang diliputi bab ini

Bab 3 Tingkatan 4, Dokumen Perniagaan sebagai Sumber Maklumat, menerangkan dokumen yang menjadi titik permulaan kitaran perakaunan. Sebelum sebarang catatan dibuat dalam jurnal, buku tunai atau lejar, mesti ada bukti bertulis bahawa urus niaga telah berlaku, siapa yang terlibat, tarikh, jumlah dan syaratnya. Prinsip asas bab ini ialah: tiada dokumen, tiada catatan. Setiap debit dan kredit yang anda tulis kelak mesti boleh dikesan semula kepada satu dokumen. Sebab itu bab ini diletakkan awal dalam sukatan: ia membekalkan bahan mentah untuk semua bab merekod selepasnya.

Sukatan bab ini membahagikan dokumen kepada tiga bahagian mengikut Standard Kandungan: 3.1 Dokumen Perniagaan secara umum, 3.2 Dokumen Sumber iaitu dokumen yang menjadi asas catatan bergu, dan 3.3 Dokumen Bukan Sumber iaitu dokumen yang penting dalam proses jual beli tetapi tidak direkod terus ke dalam buku. Perbezaan antara dokumen sumber dan bukan sumber inilah yang paling kerap diuji, kerana ia menentukan sama ada sesuatu dokumen menjana catatan debit dan kredit. Memahami peranan setiap dokumen juga melatih pelajar berfikir seperti seorang akauntan: setiap keping kertas ada tujuan, penerima dan kesan perakaunannya sendiri.

Dalam kitaran perakaunan, alirannya begini: urus niaga menghasilkan dokumen, dokumen sumber direkod dalam buku catatan pertama (jurnal khas, jurnal am dan buku tunai), kemudian diposkan ke lejar, seterusnya baki akaun disenaraikan dalam Imbangan Duga, dan akhirnya diringkaskan dalam Penyata Pendapatan serta Penyata Kedudukan Kewangan. Bab 3 ialah anak tangga pertama. Jika anda salah kenal pasti dokumen atau salah tafsir siapa yang mengeluarkan dan siapa yang menerimanya, seluruh rantaian catatan selepasnya akan turut tersasar. Jadi, bab yang ringkas ini membantu anda dalam setiap soalan merekod.

Standard Kandungan

3.1 Dokumen Perniagaan

Standard Pembelajaran (teks rasmi DSKP)

3.1.1Menyatakan maksud dan kepentingan dokumen perniagaan
3.1.2Membezakan dokumen sumber dan dokumen bukan sumber dalam perniagaan
3.1.3Menyediakan carta aliran dokumen antara pembeli dengan penjual mengikut urutan yang betul
3.1.4Menghubung kaitkan aliran dokumen perniagaan bagi urus niaga secara tunai dan secara kredit

3.2 Dokumen Sumber

Standard Pembelajaran (teks rasmi DSKP)

3.2.1Menerangkan fungsi dokumen sumber perniagaan berikut: (i) Bil Tunai (ii) Resit (iii) Keratan Cek (iv) Baucar Pembayaran (v) Baucar Tunai Runcit (vi) Slip Daftar Tunai (vii) Slip Bank/ Slip Deposit Cek (viii) Slip Pindahan Wang (ix) Slip transaksi perbankan elektronik (x) Makluman Debit (xi) Maklumat Kredit (xii) Memo Kerja kumpulan • Murid dibahagikan kepada beberapa kumpulan. • Murid menentukan dokumen bagi urus niaga tunai dan kredit serta menerangkan fungsi dokumen
3.2.2Memadankan dokumen sumber perniagaan dengan setiap urus niaga yang berkaitan
3.2.3Melengkapkan maklumat penting dalam dokumen sumber perniagaan termasuk diskaun niaga dan diskaun tunai
3.2.4Menerangkan fungsi dan menghitung diskaun niaga dan diskaun tunai

3.3 Dokumen Bukan Sumber

Standard Pembelajaran (teks rasmi DSKP)

3.3.1Menerangkan maksud dokumen bukan sumber perniagaan berikut: (i) Penyata Akaun (ii) Penyata Bank
3.3.2Menerangkan secara ringkas fungsi dokumen bukan sumber perniagaan

Sumber: DSKP KSSM Prinsip Perakaunan Tingkatan 4

Idea utama bab ini

Apa itu dokumen perniagaan dan mengapa ia penting (3.1)

Dokumen perniagaan ialah sebarang bukti bertulis yang dihasilkan apabila sesuatu urus niaga berlaku antara peniaga dengan pihak lain seperti pembekal, pelanggan atau bank. Fungsi utamanya ada tiga: sebagai bukti bahawa urus niaga telah berlaku, sebagai sumber maklumat untuk merekod ke dalam buku, dan sebagai rujukan jika timbul pertikaian pada masa hadapan.

Setiap dokumen sekurang-kurangnya mengandungi nama dan alamat kedua-dua pihak, tarikh, butiran barang atau perkhidmatan, kuantiti, harga seunit dan jumlah. Contohnya, apabila Perniagaan Maju menjual barang RM800 secara kredit kepada Kedai Aman, dokumen yang terhasil menyatakan kedua-dua nama, tarikh dan jumlah RM800 itu, supaya kelak catatan Debit Penghutang RM800, Kredit Jualan RM800 boleh dibuat dengan yakin dan disemak semula.

Aliran dokumen dalam satu urus niaga kredit

Dalam satu jualan kredit yang lengkap, dokumen mengalir mengikut turutan. Pembeli menghantar surat pertanyaan, penjual membalas dengan sebut harga, pembeli menghantar borang pesanan belian, penjual menghantar barang bersama nota serahan, kemudian mengeluarkan invois, dan pada akhir bulan menghantar penyata akaun. Apabila bayaran dibuat, penjual mengeluarkan resit.

Perhatikan bahawa daripada seluruh aliran ini, hanya invois (dan kemudian resit) yang menjadi dokumen sumber. Sebut harga, borang pesanan dan nota serahan hanya menyokong proses tetapi tidak menjana catatan. Jika Kedai Aman memesan barang RM800, tiada catatan dibuat semasa pesanan; catatan hanya dibuat apabila invois dikeluarkan, iaitu Debit Belian RM800, Kredit Pemiutang RM800 di buku Kedai Aman.

Invois: dokumen sumber utama urus niaga kredit (3.2)

Invois dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli bagi jualan atau belian secara kredit. Ia menyatakan butiran barang, kuantiti, harga, diskaun niaga jika ada, dan jumlah yang perlu dibayar. Satu invois yang sama menjadi asas dua catatan berbeza bergantung pada siapa yang memegangnya.

Bagi penjual, invois yang dikeluarkan direkod dalam Jurnal Jualan: Debit Penghutang, Kredit Jualan. Bagi pembeli, invois yang diterima direkod dalam Jurnal Belian: Debit Belian, Kredit Pemiutang. Contoh: invois RM1,000 yang dikeluarkan Perniagaan Maju kepada Kedai Aman dicatat oleh Maju sebagai Debit Penghutang (Kedai Aman) RM1,000, Kredit Jualan RM1,000; dan oleh Aman sebagai Debit Belian RM1,000, Kredit Pemiutang (Perniagaan Maju) RM1,000.

Nota debit dan nota kredit

Nota kredit dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengurangkan jumlah yang perlu dibayar, biasanya kerana pulangan barang (barang rosak atau tersalah hantar) atau kerana tersilap caj lebih. Bagi penjual, nota kredit yang dikeluarkan direkod dalam Jurnal Pulangan Masuk: Debit Pulangan Masuk, Kredit Penghutang. Contohnya, jika Kedai Aman memulangkan barang RM120, Perniagaan Maju mencatat Debit Pulangan Masuk RM120, Kredit Penghutang (Kedai Aman) RM120.

Nota debit pula dikeluarkan untuk menambah jumlah yang perlu dibayar, biasanya kerana caj terkurang pada invois asal. Bagi pembeli, nota kredit yang diterima dicatat sebagai pulangan keluar: Debit Pemiutang, Kredit Pulangan Keluar. Jadi nota yang sama boleh dilihat dari dua sudut, dan anda mesti jelas siapa yang mengeluarkan dan siapa yang menerimanya sebelum menulis catatan.

Resit, bil tunai, baucar dan keratan cek: dokumen sumber tunai

Resit ialah bukti bahawa wang telah diterima, dan menjadi dokumen sumber untuk catatan penerimaan dalam Buku Tunai. Jika Perniagaan Maju menerima RM500 tunai daripada penghutang, catatannya Debit Tunai RM500, Kredit Penghutang RM500. Bil tunai (bil kontan) pula dikeluarkan bagi jualan atau belian secara tunai serta-merta; contohnya, jualan tunai RM300 dicatat Debit Tunai RM300, Kredit Jualan RM300.

Baucar pembayaran ialah dokumen dalaman yang mengesahkan sesuatu bayaran diluluskan, selalunya bagi belanja bercampur atau belanja runcit, disertakan resit sokongan. Keratan cek pula ialah bahagian cek yang ditinggalkan sebagai bukti bayaran dibuat melalui bank. Contohnya, bagi sewa RM700 yang dibayar dengan cek, keratan cek menjadi sumber untuk mencatat Debit Sewa RM700, Kredit Bank RM700.

Penyata bank dan memo sebagai dokumen sumber

Penyata bank dikeluarkan oleh bank dan menyenaraikan semua urus niaga dalam akaun bank peniaga. Ia menjadi dokumen sumber untuk merekod item yang hanya diketahui melalui bank, seperti caj bank, faedah atas simpanan, arahan tetap dan debit terus. Contohnya, jika penyata bank menunjukkan caj bank RM30, peniaga mencatat Debit Caj Bank RM30, Kredit Bank RM30.

Memo ialah dokumen dalaman yang digunakan untuk urus niaga yang tiada dokumen luar, seperti pemilik mengambil tunai untuk kegunaan sendiri (ambilan) atau menyumbang modal tambahan. Contohnya, pemilik mengambil tunai RM200 untuk kegunaan peribadi: memo menjadi sumber untuk mencatat Debit Ambilan RM200, Kredit Tunai RM200. Tanpa memo, urus niaga dalaman seperti ini tidak akan ada bukti bertulis.

Dokumen bukan sumber dan sebabnya tidak direkod (3.3)

Dokumen bukan sumber ialah dokumen yang timbul dalam proses jual beli tetapi tidak menjadi asas catatan bergu. Antaranya sebut harga (menyatakan harga barang sebagai jemputan berurus niaga), borang pesanan belian (permintaan rasmi untuk membeli), nota serahan (mengesahkan barang telah dihantar dan diterima), penyata akaun (ringkasan hutang pada akhir tempoh), serta katalog dan senarai harga (senarai barang dan harga).

Dokumen ini tidak direkod kerana pada peringkat itu belum ada urus niaga yang selesai, jadi tiada perubahan pada aset, liabiliti, hasil atau belanja yang boleh diukur dalam ringgit. Contohnya, sebut harga RM800 hanyalah tawaran; jika pesanan dibatalkan, tiada akaun yang terjejas. Catatan hanya dibuat apabila invois dikeluarkan. Penyata akaun pula hanya meringkaskan urus niaga yang sudah pun direkod melalui invois, resit dan nota, jadi merekodnya sekali lagi akan menyebabkan catatan berganda.

Daripada dokumen ke buku catatan pertama

Langkah terakhir bab ini ialah memadankan setiap dokumen sumber dengan buku catatan pertama yang betul. Invois dikeluarkan masuk ke Jurnal Jualan, invois diterima masuk ke Jurnal Belian, nota kredit dikeluarkan masuk ke Jurnal Pulangan Masuk, nota kredit diterima masuk ke Jurnal Pulangan Keluar, manakala resit, bil tunai, baucar dan keratan cek masuk ke Buku Tunai. Memo pula direkod dalam Jurnal Am, manakala butiran penyata bank yang belum direkod, seperti caj bank, dicatat dalam Buku Tunai.

Kemahiran memadan ini menghubungkan Bab 3 dengan bab-bab merekod. Contohnya, satu invois belian RM1,000 mengalir begini: dokumen sumbernya invois, dicatat dalam Jurnal Belian, kemudian diposkan sebagai Debit Belian RM1,000 dan Kredit akaun Pemiutang RM1,000 dalam lejar. Sebagai latihan akhir, ambil mana-mana urus niaga dan namakan dokumen sumbernya, buku catatan pertamanya serta catatan debit dan kreditnya. Jika anda boleh melakukannya untuk semua urus niaga, anda sudah faham bab ini.

Kesilapan lazim

Pelan belajar bab ini

Mulakan dengan menghafal senarai dokumen dan meletakkan setiap satu di bawah label yang betul: dokumen sumber atau dokumen bukan sumber. Buat kad imbas ringkas untuk 10 hingga 12 dokumen utama.
Lukis satu carta aliran urus niaga kredit dari surat pertanyaan sehingga resit, dan tandakan dengan warna berbeza yang mana satu sumber dan yang mana bukan sumber.
Bagi setiap dokumen sumber, latih menulis catatan bergu lengkap dengan angka RM hipotesis, contoh invois RM1,000 menjadi Debit Belian RM1,000, Kredit Pemiutang RM1,000.
Latih membezakan sudut penjual dan sudut pembeli untuk invois, nota kredit dan nota debit, kerana dokumen yang sama menghasilkan catatan berbeza mengikut pemegang.
Padankan setiap dokumen sumber dengan buku catatan pertama yang betul: Jurnal Jualan, Jurnal Belian, Jurnal Pulangan Masuk, Jurnal Pulangan Keluar dan Buku Tunai.
Selesaikan soalan struktur yang memberikan anda satu dokumen dan meminta anda namakan jenisnya, pihak yang mengeluarkan, pihak yang menerima serta catatan bergunya.
Semak semula istilah KSSM terkini seperti Penyata Pendapatan dan Penyata Kedudukan Kewangan, dan pastikan anda tidak mencampur istilah lama dalam jawapan.

Soalan lazim

Apakah perbezaan utama antara dokumen sumber dan dokumen bukan sumber?

Dokumen sumber ialah dokumen yang menjadi asas kepada catatan bergu, seperti invois, nota kredit, resit, bil tunai, baucar, keratan cek, penyata bank dan memo. Dokumen bukan sumber pula timbul dalam proses jual beli tetapi tidak direkod terus, seperti sebut harga, borang pesanan belian, nota serahan, penyata akaun, katalog dan senarai harga. Ujian mudah: jika dokumen itu menyebabkan sesuatu akaun didebit dan satu lagi dikredit, ia dokumen sumber.

Mengapa nota serahan bukan dokumen sumber walaupun barang sudah dihantar?

Nota serahan hanya mengesahkan barang telah dihantar dan diterima dalam keadaan baik, tetapi tidak menyatakan jumlah yang perlu dibayar. Catatan hanya dibuat apabila invois dikeluarkan, kerana invois menyatakan nilai dan syarat bayaran. Oleh itu nota serahan kekal sebagai dokumen bukan sumber.

Bagaimana satu invois yang sama boleh menghasilkan dua catatan berbeza?

Ia bergantung pada siapa memegangnya. Penjual yang mengeluarkan invois mencatat Debit Penghutang, Kredit Jualan. Pembeli yang menerima invois yang sama mencatat Debit Belian, Kredit Pemiutang. Jumlahnya sama; cuma arah dan nama akaun berbeza mengikut peranan pihak terlibat.

Bilakah memo digunakan sebagai dokumen sumber?

Memo digunakan untuk urus niaga dalaman yang tiada dokumen luar, contohnya pemilik mengambil tunai atau stok untuk kegunaan sendiri, atau menyumbang modal tambahan. Contohnya ambilan tunai RM200 dicatat Debit Ambilan RM200, Kredit Tunai RM200 berdasarkan memo.

Bolehkah saya mendapat bantuan lanjut untuk memadankan dokumen dengan catatan?

Boleh. Nota bab ini sudah memadai untuk anda berlatih sendiri dahulu. Jika anda perlukan bantuan lanjut, kami menawarkan tuisyen 1-ke-1 dalam talian bersama guru berpengalaman dari RM50 sejam; kelas percubaan sejam juga berbayar pada kadar guru. WhatsApp untuk bertanya.

Bahan pembelajaran untuk bab ini

Bab lain

Pengenalan kepada Perakaunan

Bab 1

Lihat

Klasifikasi Akaun dan Persamaan Perakaunan

Bab 2

Lihat

Buku Catatan Pertama

Bab 4

Lihat

Lejar

Bab 5

Lihat

Imbangan Duga

Bab 6

Lihat

Penyata Kewangan Milikan Tunggal tanpa Pelarasan

Bab 7

Lihat

Pelarasan pada Tarikh Imbangan dan Penyediaan Penyata Kewangan Milikan Tunggal

Bab 8

Lihat

Pembetulan Kesilapan

Bab 9

Lihat

Semua bab →

Perlukan bantuan untuk Dokumen Perniagaan sebagai Sumber Maklumat?

Percubaan berbayar 1 jam · Balasan hari yang sama · dari RM50/jam

Tempah Kelas Percubaan