Standard Kandungan 3.2

Dokumen Sumber

Percubaan berbayar 1 jam · Balasan hari yang sama · dari RM50/jam

Huraian

Dokumen sumber ialah dokumen asal yang menjadi bukti bertulis bahawa sesuatu urus niaga telah berlaku antara perniagaan dengan pihak lain seperti pelanggan, pembekal atau bank. Dokumen sumber menjadi asas bagi catatan dalam buku catatan pertama (jurnal atau buku tunai) sebelum diposkan ke lejar. Tanpa dokumen sumber, sesuatu catatan perakaunan tidak boleh disokong dan tidak sah untuk tujuan pengauditan. Dalam Standard Kandungan 3.2, murid mesti mengenali sebelas dokumen sumber utama, memahami fungsi setiap satu, dan berupaya mengenal pasti dokumen yang betul bagi setiap jenis urus niaga.

Bagi urus niaga tunai, terdapat beberapa dokumen sumber yang penting. Bil Tunai dikeluarkan oleh penjual apabila berlaku jualan tunai. Ia menunjukkan butiran barang, kuantiti, harga dan jumlah yang dibayar serta-merta. Resit pula ialah bukti penerimaan wang tunai atau cek daripada pelanggan, dan dikeluarkan oleh pihak yang menerima bayaran. Slip Daftar Tunai dikeluarkan oleh mesin daftar tunai di kedai runcit bagi merekod jualan tunai harian. Keratan Cek ialah bahagian yang tinggal pada buku cek selepas sekeping cek dikeluarkan dan menjadi bukti bayaran yang dibuat melalui cek. Slip Bank (slip masuk wang) pula digunakan apabila perniagaan memasukkan wang tunai atau cek ke dalam akaun bank, dan menjadi bukti deposit.

Bagi urus niaga kredit, dokumen sumber utama ialah Invois. Invois dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli apabila barang dijual secara kredit. Ia mengandungi butiran barang, harga senarai, diskaun niaga (jika ada) dan jumlah yang perlu dibayar kemudian. Bagi penjual, invois menjadi punca merekod jualan kredit; bagi pembeli, invois yang diterima menjadi punca merekod belian kredit. Nota Debit dikeluarkan untuk menambah jumlah yang perlu dibayar oleh pelanggan, contohnya apabila berlaku caj kurang (undercharge) pada invois asal atau caj tambahan seperti kos pembungkusan. Nota Kredit pula dikeluarkan oleh penjual untuk mengurangkan jumlah yang perlu dibayar pelanggan, contohnya apabila pelanggan memulangkan barang (pulangan jualan) atau apabila berlaku caj lebih (overcharge) pada invois asal.

Selain itu, terdapat dokumen sumber berbentuk baucar dan memo. Baucar Pembayaran ialah dokumen dalaman yang menunjukkan kelulusan dan butiran sesuatu pembayaran yang dibuat oleh perniagaan, dan biasanya disertakan dengan bukti sokongan seperti invois atau resit. Baucar Tunai Runcit digunakan untuk merekod perbelanjaan kecil yang dibayar daripada kumpulan wang tunai runcit, seperti belian setem, teh atau alat tulis. Memo ialah dokumen dalaman yang merekod urus niaga yang tidak melibatkan pihak luar, contohnya pengambilan barang niaga oleh pemilik untuk kegunaan sendiri (ambilan) atau pembetulan kesilapan.

Kemahiran teras dalam standard ini ialah mengenal pasti dokumen bagi urus niaga. Bagi setiap urus niaga, murid mesti dapat menentukan dokumen sumber yang betul: jualan tunai menghasilkan bil tunai atau slip daftar tunai; penerimaan wang menghasilkan resit; jualan atau belian kredit menghasilkan invois; pulangan barang menghasilkan nota kredit; caj tambahan menghasilkan nota debit; pembayaran melalui cek menghasilkan keratan cek; dan urus niaga dalaman seperti ambilan menghasilkan memo. Memahami hubungan antara jenis urus niaga dengan dokumen sumbernya ialah asas penting sebelum murid mempelajari bagaimana dokumen ini diproses ke dalam buku catatan dan lejar.

Contoh lengkap

Contoh 1: Invois bagi jualan kredit

Perniagaan Perabot Sinar Kayu menjual 10 kerusi berharga RM120 setiap satu secara kredit kepada Kedai Rehat Damai pada 5 Mei. Diskaun niaga 10% diberikan.

Harga senarai = 10 x RM120 = RM1,200. Diskaun niaga = 10% x RM1,200 = RM120. Jumlah invois = RM1,200 - RM120 = RM1,080.

Dokumen sumber ialah Invois yang dikeluarkan oleh Sinar Kayu kepada Kedai Rehat Damai. Bagi penjual (Sinar Kayu), catatan: Debit Kedai Rehat Damai (Penghutang) RM1,080; Kredit Jualan RM1,080. Bagi pembeli (Kedai Rehat Damai), catatan: Debit Belian RM1,080; Kredit Sinar Kayu (Pemiutang) RM1,080.

Contoh 2: Nota Kredit bagi pulangan jualan

Pada 8 Mei, Kedai Rehat Damai memulangkan 2 kerusi kepada Sinar Kayu kerana rosak. Harga setiap kerusi selepas diskaun niaga ialah RM108 (RM120 - 10%).

Nilai pulangan = 2 x RM108 = RM216. Dokumen sumber ialah Nota Kredit yang dikeluarkan oleh Sinar Kayu kepada Kedai Rehat Damai.

Bagi penjual (Sinar Kayu): Debit Pulangan Jualan RM216; Kredit Kedai Rehat Damai (Penghutang) RM216. Bagi pembeli (Kedai Rehat Damai): Debit Sinar Kayu (Pemiutang) RM216; Kredit Pulangan Belian RM216.

Contoh 3: Resit dan Baucar Tunai Runcit

Pada 10 Mei, Sinar Kayu menerima RM500 tunai daripada Kedai Rehat Damai sebagai bayaran ansuran hutang. Sinar Kayu mengeluarkan Resit sebagai bukti penerimaan. Catatan: Debit Tunai RM500; Kredit Kedai Rehat Damai (Penghutang) RM500.

Pada hari yang sama, pekerja membeli alat tulis RM18 dibayar daripada tunai runcit. Dokumen sumber ialah Baucar Tunai Runcit. Catatan dalam buku tunai runcit: Debit Alat Tulis RM18; Kredit Tunai Runcit RM18.

Latihan

Nyatakan dokumen sumber yang sesuai bagi setiap urus niaga berikut: (a) menjual barang niaga secara tunai kepada pelanggan; (b) menerima bayaran hutang daripada penghutang; (c) memulangkan barang niaga yang rosak kepada pembekal; (d) pemilik mengambil barang niaga untuk kegunaan sendiri.

Jawapan: (a) Bil Tunai (atau Slip Daftar Tunai bagi jualan runcit), kerana ini jualan tunai dan penjual mengeluarkan bil tunai. (b) Resit: dikeluarkan oleh perniagaan sebagai bukti penerimaan wang daripada penghutang. (c) Nota Kredit: diterima daripada pembekal kerana barang dipulangkan (pulangan belian bagi perniagaan). (d) Memo: urus niaga dalaman (ambilan) yang tidak melibatkan pihak luar.

Kedai Elektrik Cahaya membeli 5 kipas berharga RM80 setiap satu secara kredit daripada Pembekal Sejuk Bayu, dengan diskaun niaga 5%. Kira jumlah invois dan tunjukkan catatan bergu dalam buku Kedai Elektrik Cahaya.

Jawapan: Harga senarai = 5 x RM80 = RM400. Diskaun niaga = 5% x RM400 = RM20. Jumlah invois = RM400 - RM20 = RM380. Dokumen sumber ialah Invois yang diterima daripada Pembekal Sejuk Bayu. Catatan dalam buku Kedai Elektrik Cahaya (pembeli): Debit Belian RM380; Kredit Pembekal Sejuk Bayu (Pemiutang) RM380.

Terangkan perbezaan fungsi antara Nota Debit dan Nota Kredit, dan berikan satu situasi bagi setiap satu.

Jawapan: Nota Debit dikeluarkan untuk menambah jumlah yang perlu dibayar oleh pelanggan. Situasi: berlaku caj kurang (undercharge) pada invois asal, contohnya harga tersilap direkod terlalu rendah, atau caj tambahan seperti kos pengangkutan. Nota Kredit pula dikeluarkan untuk mengurangkan jumlah yang perlu dibayar oleh pelanggan. Situasi: pelanggan memulangkan barang yang rosak (pulangan jualan), atau berlaku caj lebih (overcharge) pada invois asal. Kedua-dua dokumen dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.

Bagi Perniagaan Roti Lembut, senaraikan dokumen sumber yang terlibat apabila: (a) memasukkan kutipan tunai harian RM1,500 ke dalam akaun bank; (b) membayar sewa kedai RM900 melalui cek; (c) membayar RM12 untuk minyak masak daripada tunai runcit.

Jawapan: (a) Slip Bank: digunakan semasa wang tunai dimasukkan ke dalam akaun bank sebagai bukti deposit. Catatan: Debit Bank RM1,500; Kredit Tunai RM1,500. (b) Keratan Cek: bahagian yang tinggal pada buku cek selepas cek dikeluarkan sebagai bukti bayaran melalui cek. Catatan: Debit Sewa RM900; Kredit Bank RM900. (Baucar Pembayaran juga boleh disediakan sebagai dokumen dalaman kelulusan.) (c) Baucar Tunai Runcit: bukti perbelanjaan tunai runcit. Catatan: Debit Belanja Am/Minyak Masak RM12; Kredit Tunai Runcit RM12.

Tip peperiksaan

Istilah utama

Dokumen Sumber: Dokumen asal yang menjadi bukti bertulis sesuatu urus niaga dan punca kepada catatan perakaunan.
Invois: Dokumen yang dikeluarkan penjual kepada pembeli bagi urus niaga jualan atau belian secara kredit.
Nota Kredit: Dokumen yang dikeluarkan penjual untuk mengurangkan jumlah yang perlu dibayar pelanggan, contohnya kerana pulangan barang atau caj lebih.
Nota Debit: Dokumen yang dikeluarkan untuk menambah jumlah yang perlu dibayar pelanggan, contohnya kerana caj kurang atau caj tambahan.

Sumber: DSKP KSSM Prinsip Perakaunan Tingkatan 4

Standard Kandungan lain dalam bab ini

Dokumen Perniagaan

Standard Kandungan 3.1

Lihat

Dokumen Bukan Sumber

Standard Kandungan 3.3

Lihat

Perlukan bantuan untuk Dokumen Sumber?

Percubaan berbayar 1 jam · Balasan hari yang sama · dari RM50/jam

Tempah Kelas Percubaan