Standard Kandungan 3.3

Dokumen Bukan Sumber

Percubaan berbayar 1 jam · Balasan hari yang sama · dari RM50/jam

Huraian

Dalam Standard Kandungan 3.3, kita mempelajari dokumen bukan sumber, iaitu dokumen perniagaan yang TIDAK digunakan sebagai asas untuk membuat catatan bergu di dalam buku catatan pertama (jurnal) atau lejar. Berbeza dengan dokumen sumber seperti invois, nota debit, nota kredit, resit dan baucar yang menjadi asas setiap catatan perakaunan, dokumen bukan sumber berfungsi sebagai dokumen rujukan dan semakan sahaja. Dua dokumen bukan sumber yang wajib difahami untuk peperiksaan ialah Penyata Akaun dan Penyata Bank.

Penyata Akaun ialah penyata ringkasan yang dihantar oleh penjual (pembekal atau pemiutang) kepada pembeli (pelanggan atau penghutang) pada akhir sesuatu tempoh, biasanya setiap bulan. Penyata ini menyenaraikan baki awal yang terhutang, semua invois, nota debit dan nota kredit yang dikeluarkan, bayaran yang telah diterima daripada pembeli, dan baki akhir yang masih perlu dijelaskan. Fungsi utamanya ialah memaklumkan penghutang jumlah yang masih terhutang dan mengingatkannya supaya membuat bayaran. Pembeli pula menggunakannya untuk menyemak sama ada rekod di dalam Akaun Pemiutang miliknya sepadan dengan rekod penjual.

Penyata Bank pula ialah penyata yang dikeluarkan oleh bank kepada pemegang akaun. Ia menunjukkan semua urus niaga yang berlaku dalam akaun bank bagi sesuatu tempoh, iaitu wang yang dimasukkan (deposit), wang yang dikeluarkan (pengeluaran, cek yang telah ditunaikan, arahan tetap dan kredit terus), caj perkhidmatan bank, faedah, serta baki akhir mengikut rekod bank. Fungsi utama Penyata Bank ialah membolehkan peniaga menyemak dan membandingkan rekod bank dengan Akaun Bank atau ruangan bank dalam Buku Tunai perniagaan. Perbandingan ini membantu mengesan kesilapan dan item yang tertinggal, dan menjadi asas untuk menyediakan Penyata Penyesuaian Bank kelak.

Sebab utama kedua-dua dokumen ini digelar dokumen bukan sumber ialah urus niaga yang terkandung di dalamnya SUDAH pun direkodkan lebih awal menggunakan dokumen sumber yang asal. Sebagai contoh, jualan kredit telah direkod daripada invois, manakala bayaran yang diterima telah direkod daripada resit atau keratan cek. Jika Penyata Akaun atau Penyata Bank direkod semula sebagai catatan bergu, urus niaga yang sama akan direkod dua kali dan rekod menjadi tidak tepat. Justeru, fungsi dokumen bukan sumber terhad kepada semakan, pengesahan dan rujukan, bukan untuk membuat catatan.

Ringkasnya, calon SPM mesti dapat membezakan maksud dan fungsi Penyata Akaun dengan Penyata Bank, dan faham bahawa kedua-duanya ialah dokumen bukan sumber. Kefahaman ini menjadi asas penting sebelum mempelajari topik Penyesuaian Bank di Tingkatan 5 dan sebelum menyediakan Akaun Kawalan. Calon yang tidak dapat membezakan dokumen sumber dengan dokumen bukan sumber sering membuat catatan yang tidak sepatutnya dibuat.

Contoh lengkap

Contoh 1: Penyata Akaun daripada pembekal

Kedai Runcit Sinar Maju membeli barang niaga secara kredit daripada Syarikat Bekalan Damai. Pada 30 September, Syarikat Bekalan Damai menghantar Penyata Akaun kepada Kedai Runcit Sinar Maju yang menunjukkan: baki awal terhutang 1 Sept RM800; Invois No. 210 (5 Sept) RM1,200; Nota Kredit No. 25 (12 Sept) untuk pulangan RM200; Bayaran diterima (20 Sept) RM800; baki akhir yang masih terhutang RM1,000.

Penting difahami: Penyata Akaun ini TIDAK direkod sebagai catatan bergu. Urus niaga di dalamnya sudah pun direkod lebih awal oleh Kedai Runcit Sinar Maju menggunakan dokumen sumber asal. Pembelian kredit direkod daripada invois: Debit Belian RM1,200; Kredit Syarikat Bekalan Damai (pemiutang) RM1,200. Pulangan pula direkod daripada nota kredit: Debit Syarikat Bekalan Damai RM200; Kredit Pulangan Belian RM200.

Fungsi Penyata Akaun di sini ialah untuk Kedai Runcit Sinar Maju menyemak bahawa baki RM1,000 di dalam Akaun Syarikat Bekalan Damai (pemiutang) dalam lejarnya sepadan dengan baki yang dituntut pembekal, dan sebagai peringatan untuk menjelaskan baki tersebut.

Contoh 2: Penyata Bank untuk semakan Buku Tunai

Perniagaan Perabot Indah menerima Penyata Bank bagi bulan Ogos daripada banknya. Penyata itu menunjukkan: deposit RM3,500, cek dikeluarkan yang telah ditunaikan RM2,000, caj perkhidmatan bank RM30, dan baki akhir RM6,470.

Deposit dan cek tersebut sudah pun direkod oleh perniagaan dalam ruangan bank Buku Tunai apabila urus niaga berlaku, berdasarkan slip deposit dan keratan cek (dokumen sumber). Oleh itu, Penyata Bank tidak dicatat semula baris demi baris sebagai catatan bergu.

Bagaimanapun, caj perkhidmatan bank RM30 mungkin belum direkod kerana peniaga hanya mengetahuinya melalui Penyata Bank. Selepas semakan, barulah caj itu direkod: Debit Caj Bank RM30; Kredit Bank RM30. Ini menunjukkan Penyata Bank berfungsi sebagai alat semakan yang membantu mengesan item tertinggal, bukan sebagai dokumen sumber utama.

Latihan

Nyatakan maksud dokumen bukan sumber dan berikan DUA contoh dokumen bukan sumber.

Jawapan: Dokumen bukan sumber ialah dokumen perniagaan yang tidak digunakan sebagai asas untuk membuat catatan bergu dalam buku catatan pertama atau lejar, sebaliknya digunakan sebagai dokumen rujukan dan semakan sahaja. Ini kerana urus niaga di dalamnya sudah pun direkod menggunakan dokumen sumber yang asal. Dua contohnya ialah Penyata Akaun dan Penyata Bank.

Jelaskan fungsi Penyata Akaun kepada penghutang (pembeli).

Jawapan: Fungsi Penyata Akaun kepada penghutang: (1) memaklumkan jumlah baki keseluruhan yang masih terhutang kepada pemiutang pada akhir tempoh; (2) bertindak sebagai peringatan supaya penghutang membuat bayaran; (3) membolehkan penghutang menyemak sama ada rekod dalam Akaun Pemiutang di lejarnya sepadan dengan rekod pemiutang; (4) membantu mengesan sebarang kesilapan atau item tertinggal seperti invois atau nota kredit yang belum direkod.

Mengapakah Penyata Bank dianggap sebagai dokumen bukan sumber dan bukan dokumen sumber?

Jawapan: Penyata Bank dianggap dokumen bukan sumber kerana urus niaga yang ditunjukkan di dalamnya seperti deposit dan cek dikeluarkan sudah pun direkod lebih awal dalam ruangan bank Buku Tunai berdasarkan dokumen sumber asal seperti slip deposit dan keratan cek. Jika Penyata Bank direkod semula sebagai catatan bergu, urus niaga yang sama akan direkod dua kali dan rekod menjadi tidak tepat. Oleh itu, Penyata Bank hanya berfungsi sebagai dokumen semakan dan perbandingan dengan Buku Tunai, bukan sebagai asas catatan.

Bandingkan dokumen sumber dengan dokumen bukan sumber dari segi kegunaannya dalam proses perakaunan.

Jawapan: Dokumen sumber (contoh: invois, resit, nota debit, nota kredit) ialah asas catatan perakaunan; ia digunakan secara langsung untuk membuat catatan bergu dalam jurnal dan lejar. Sebaliknya, dokumen bukan sumber (Penyata Akaun dan Penyata Bank) tidak digunakan untuk membuat catatan bergu; ia hanya digunakan untuk menyemak, mengesahkan dan membandingkan rekod yang sedia ada. Contohnya, invois menjadi asas catatan Debit Belian dan Kredit Pemiutang, tetapi Penyata Akaun hanya digunakan untuk mengesahkan bahawa baki pemiutang itu betul.

Tip peperiksaan

Istilah utama

Dokumen Bukan Sumber: Dokumen perniagaan yang tidak digunakan untuk membuat catatan bergu, hanya untuk semakan dan rujukan; contohnya Penyata Akaun dan Penyata Bank.
Penyata Akaun: Penyata ringkasan yang dihantar oleh pemiutang/penjual kepada penghutang/pembeli yang menunjukkan baki terhutang bagi sesuatu tempoh.
Penyata Bank: Penyata yang dikeluarkan oleh bank kepada pemegang akaun yang menunjukkan semua urus niaga dan baki dalam akaun bank.
Buku Tunai: Buku yang merekod semua penerimaan dan pembayaran tunai serta melalui bank; ruangan banknya dibandingkan dengan Penyata Bank.

Sumber: DSKP KSSM Prinsip Perakaunan Tingkatan 4

Standard Kandungan lain dalam bab ini

Dokumen Perniagaan

Standard Kandungan 3.1

Lihat

Dokumen Sumber

Standard Kandungan 3.2

Lihat

Perlukan bantuan untuk Dokumen Bukan Sumber?

Percubaan berbayar 1 jam · Balasan hari yang sama · dari RM50/jam

Tempah Kelas Percubaan