Dokumen Perniagaan

Huraian

Dokumen perniagaan ialah bukti bertulis yang dikeluarkan atau diterima setiap kali sesuatu urus niaga berlaku antara dua pihak, biasanya penjual dan pembeli. Setiap urus niaga seperti membeli inventori secara kredit, menjual barang niaga, memulangkan barang rosak, atau membuat bayaran hendaklah disokong oleh sekurang-kurangnya satu dokumen. Dokumen inilah yang menjadi titik permulaan keseluruhan kitaran perakaunan kerana tanpa bukti bertulis, tiada asas yang sah untuk merekod sesuatu urus niaga ke dalam buku catatan pertama dan seterusnya ke lejar. Setiap dokumen lazimnya mengandungi maklumat penting seperti nama dan alamat kedua-dua pihak, tarikh, nombor dokumen, butiran barang atau perkhidmatan, kuantiti, harga seunit, jumlah dan syarat urus niaga.

Dokumen perniagaan penting atas beberapa sebab. Pertama, ia menjadi bukti sah bahawa sesuatu urus niaga telah berlaku, supaya boleh dirujuk jika timbul pertikaian antara penjual dan pembeli. Kedua, ia menjadi sumber maklumat untuk merekod urus niaga dengan tepat dari segi tarikh, amaun dan pihak yang terlibat. Ketiga, dokumen membolehkan kawalan dalaman dijalankan kerana setiap catatan perakaunan boleh disemak semula dengan dokumen asalnya semasa pengauditan. Keempat, dokumen membantu peniaga membuat pengiraan untung atau rugi, menyediakan penyata kewangan dan memenuhi keperluan cukai. Ringkasnya, dokumen memastikan ketepatan dan kebolehpercayaan rekod perakaunan.

Dalam bab ini, dokumen perniagaan dibahagikan kepada dua kumpulan: dokumen sumber dan dokumen bukan sumber. Dokumen sumber ialah dokumen yang digunakan secara langsung sebagai asas untuk merekod urus niaga ke dalam buku catatan pertama (jurnal dan buku tunai). Contoh dokumen sumber termasuk invois, nota debit, nota kredit, resit, keratan cek, baucar tunai, memo dan penyata bank. Setiap dokumen sumber mencetuskan satu catatan bergu yang tertentu. Sebagai contoh, invois yang diterima daripada pembekal menjadi asas merekod belian secara kredit, manakala nota kredit yang diterima menjadi asas merekod pulangan belian.

Dokumen bukan sumber pula ialah dokumen yang menyokong atau mendahului sesuatu urus niaga tetapi tidak digunakan sebagai asas untuk membuat catatan perakaunan. Dokumen ini penting untuk berkomunikasi dan mengesahkan butiran sebelum jual beli disempurnakan, tetapi ia tidak menyebabkan sebarang catatan dalam jurnal. Contoh dokumen bukan sumber ialah surat tanya, sebut harga, katalog, senarai harga, borang pesanan (pesanan belian) dan nota hantaran. Pelajar mesti dapat membezakan dengan jelas kedua-dua kumpulan ini kerana kesilapan menganggap dokumen bukan sumber seperti pesanan belian sebagai dokumen sumber akan menyebabkan urus niaga direkod pada masa yang salah.

Carta aliran dokumen antara pembeli dan penjual menunjukkan urutan dokumen yang bergerak sepanjang satu urus niaga kredit yang lengkap. Aliran bermula apabila pembeli menghantar surat tanya, penjual membalas dengan sebut harga atau senarai harga, kemudian pembeli menghantar pesanan belian. Penjual menghantar barang bersama nota hantaran, diikuti dengan invois sebagai tuntutan bayaran. Jika barang dipulangkan atau pembeli tercaj lebih, penjual mengeluarkan nota kredit; jika tercaj kurang, penjual mengeluarkan nota debit. Penjual kemudian menghantar penyata akaun sebagai ringkasan hutang, dan akhirnya pembeli membuat bayaran dan menerima resit. Memahami aliran ini membantu pelajar mengenal pasti dokumen yang betul bagi setiap peringkat dan merekodnya dengan tepat.

Contoh lengkap

Latihan

Tip peperiksaan

Istilah utama

Dokumen perniagaan

Bukti bertulis yang dikeluarkan atau diterima setiap kali sesuatu urus niaga berlaku antara dua pihak.

Dokumen sumber

Dokumen yang digunakan sebagai asas untuk merekod urus niaga dalam buku catatan pertama, contohnya invois, nota kredit dan resit.

Dokumen bukan sumber

Dokumen yang menyokong atau mendahului urus niaga tetapi tidak digunakan untuk membuat catatan perakaunan, contohnya sebut harga dan pesanan belian.

Carta aliran dokumen

Urutan pergerakan dokumen antara pembeli dan penjual sepanjang satu urus niaga kredit yang lengkap.

Sumber: DSKP KSSM Prinsip Perakaunan Tingkatan 4

Standard Kandungan lain dalam bab ini