讲解
商业单据是双方（通常是卖方与买方）之间每次发生交易时开出或收到的书面凭证。任何一项交易，例如赊购存货、销售货物、退回损坏货物或付款，都必须至少有一份单据作为支持。这份单据是整个会计循环的起点，因为如果没有书面凭证，就没有有效的依据把交易记入原始分录簿，再过账到分类账。一份单据通常包含重要资料，如买卖双方的名称与地址、日期、单据编号、货物或服务的明细、数量、单价、总额以及交易条件。
商业单据之所以重要，有几个原因。第一，它是交易确实发生的有效证明，当买卖双方出现争议时可作为参考依据。第二，它是记录交易的资料来源，能准确反映日期、金额及所涉及的各方。第三，单据使内部控制成为可能，因为在审计时每一笔会计分录都可以对照原始凭证加以核查。第四，单据有助于商人计算盈亏、编制财务报表并符合税务要求。简而言之，单据确保会计记录的准确性与可靠性。
在本章中，商业单据分为两类：原始凭证与非原始凭证。原始凭证是指直接用作依据、把交易记入原始分录簿（日记账与现金簿）的单据。原始凭证的例子包括发票、借项通知单、贷项通知单、收据、支票存根、现金付款凭单、备忘录及银行结单。每一份原始凭证都会引发一项特定的复式分录。例如，从供应商收到的发票是记录赊购的依据，而收到的贷项通知单则是记录购货退回的依据。
非原始凭证则是支持或先于某项交易、但不用作会计分录依据的单据。这类单据在买卖完成之前用于沟通与确认细节，十分重要，但它不会引起日记账中的任何分录。非原始凭证的例子有询价函、报价单、商品目录、价目表、订购单（采购订单）及送货单。学生必须清楚区分这两类单据，因为若误把采购订单等非原始凭证当作原始凭证，就会导致交易在错误的时间入账。
买卖双方的单据流程图展示了一项完整赊账交易中单据流动的先后次序。流程从买方发出询价函开始，卖方以报价单或价目表回复，接着买方发出采购订单。卖方连同送货单交付货物，随后开出发票作为付款要求。若有货物退回或多收费用，卖方开出贷项通知单；若少收费用，卖方开出借项通知单。卖方接着寄出对账单，列出欠款总额，最后由买方付款并收到收据。理解这一流程有助于学生在每个阶段辨认正确的单据并加以准确记录。
范例演算
例一：一项赊购交易的单据流程
斯里慕尼家具店想向供应商佳木隆公司购买10张椅子。单据流程如下：（1）斯里慕尼发出询价函查询价格；（2）佳木隆以报价单回复，注明每张RM120；（3）斯里慕尼发出10张椅子的采购订单；（4）佳木隆连同送货单交付椅子；（5）佳木隆寄出发票，总额RM1,200。
在上述清单中，只有发票是原始凭证。询价函、报价单、采购订单及送货单都是非原始凭证。斯里慕尼根据所收到的发票记录赊购：借：购货 RM1,200；贷：应付账款（佳木隆公司）RM1,200。
例二：贷项通知单作为原始凭证
收到椅子后，斯里慕尼发现2张椅子损坏并退回。佳木隆公司向斯里慕尼开出贷项通知单，总额RM240（2 x RM120）。
这张贷项通知单是购货退回的原始凭证。斯里慕尼账簿中的分录为：借：应付账款（佳木隆公司）RM240；贷：购货退回 RM240。这说明不同的原始凭证会引发不同的复式分录。
例三：付款时的收据
斯里慕尼以支票清还剩余欠款RM960（RM1,200减RM240）。佳木隆公司开出收据以确认收到款项。
对斯里慕尼而言，支票存根是付款的原始凭证，记录为：借：应付账款（佳木隆公司）RM960；贷：银行 RM960。所收到的收据保留作为欠款已全数清还的佐证。
练习
说明商业单据的含义，并列出它的两项重要性。
将下列单据分类为原始凭证或非原始凭证：发票、采购订单、贷项通知单、报价单、收据。
将下列单据按一项赊购交易的正确流程排序：发票、送货单、采购订单、报价单、询价函。
艾娜女士根据收到的发票以赊账方式向马裕公司购买价值RM800的商品。请说明作为记录依据的单据类型并写出复式分录。
考试提示
重点术语
- 商业单据
- 双方之间每次发生交易时开出或收到的书面凭证。
- 原始凭证
- 用作依据把交易记入原始分录簿的单据，例如发票、贷项通知单和收据。
- 非原始凭证
- 支持或先于交易、但不用作会计分录的单据，例如报价单和采购订单。
- 单据流程图
- 买卖双方在一项完整赊账交易中单据流动的先后次序。
资料来源: DSKP KSSM Prinsip Perakaunan Tingkatan 4