Menilai Pemilihan Buku Catatan Pertama di Kedai Seri Wangi

Buku Catatan Pertama

Kemahiran: Menilai

Rangsangan

Soalan

(a) Nilaikan sama ada setiap urus niaga direkodkan dalam buku catatan pertama yang betul. Kenal pasti urus niaga yang tersalah rekod, berikan justifikasi, dan nyatakan buku yang sepatutnya digunakan.

(b) Berdasarkan perbelanjaan runcit yang SAH sahaja, nilaikan sama ada panjar RM250 sesuai dan cadangkan jumlah panjar yang wajar dengan justifikasi.

(c) Wajarkan sama ada perniagaan harus meneruskan penggunaan sistem panjar bagi Buku Tunai Runcit.

Langkah berfikir

1. Kenal pasti ciri urus niaga yang layak direkod dalam Buku Tunai Runcit: perbelanjaan hasil yang kecil, kerap berulang dan dibayar secara tunai, di bawah had yang ditetapkan.
2. Semak setiap urus niaga terhadap ciri itu dan tandakan yang melanggarnya (nilai besar, belanja modal atau dibayar melalui cek).
3. Tentukan buku catatan pertama yang betul bagi urus niaga tersalah rekod (bayaran cek untuk aset atau pemiutang masuk Buku Tunai).
4. Jumlahkan HANYA perbelanjaan runcit yang sah dan bandingkan dengan jumlah panjar untuk menilai kecukupannya.
5. Timbang kesan panjar yang terlalu tinggi (mengikat tunai) berbanding terlalu rendah (kerap kehabisan) untuk mencadangkan jumlah yang wajar.
6. Nilai kebaikan sistem panjar (pemulihan tetap, akauntabiliti resit dan kawalan dalaman) untuk membuat keputusan yang berjustifikasi.

Contoh jawapan

(a) Perbelanjaan runcit yang SAH (perbelanjaan hasil kecil, kerap, dibayar tunai): setem RM45 + alat tulis RM60 + minyak kenderaan RM70 + minuman mesyuarat RM30 = RM205. TERSALAH REKOD: (i) Beli perabot pejabat RM250: ini belanja modal (perolehan aset bukan semasa), bernilai besar dan dijelaskan melalui cek, maka patut direkod dalam Buku Tunai (lajur bank), bukan Buku Tunai Runcit. (ii) Bayaran hutang kepada Syarikat Maju RM180: ini pelunasan hutang pemiutang, bernilai besar dan dibayar dengan cek, maka patut direkod dalam Buku Tunai (lajur bank). Kedua-duanya melanggar ciri asas Buku Tunai Runcit iaitu 'kecil, kerap dan tunai'.

(b) Perbelanjaan runcit sebenar hanya RM205 sebulan, manakala panjar RM250. Panjar RM250 MENCUKUPI kerana ia menampung RM205 dan masih meninggalkan lebihan kira-kira RM45 untuk perbelanjaan luar jangka. Cadangan: kekalkan panjar pada RM250 (mungkin RM250 hingga RM280 jika belanja runcit dijangka meningkat), kerana panjar yang terlalu tinggi mengikat wang tunai secara sia-sia manakala yang terlalu rendah menyebabkan panjar kerap kehabisan sebelum tarikh pemulihan.

(c) Teruskan sistem panjar. Justifikasi: (i) jumlah panjar tetap dipulihkan setiap bulan hanya sebanyak yang dibelanjakan, maka baki sentiasa boleh disemak (panjar = tunai di tangan + jumlah resit); (ii) mewujudkan akauntabiliti kerana klerk mesti menyimpan resit sebelum panjar dipulihkan; (iii) mengurangkan beban Buku Tunai utama daripada banyak catatan kecil. Sistem ini menyediakan kawalan dalaman yang baik untuk perbelanjaan kecil.