Cara menyediakan Buku Tunai tiga lajur

Buku Catatan Pertama

Apa yang diperlukan

• Baki awal (Baki b/b) tunai dan bank pada awal tempoh perakaunan.
• Dokumen sumber seperti resit, keratan cek dan penyata/slip bank bagi setiap urus niaga.
• Senarai urus niaga penerimaan dan pembayaran berserta syarat diskaun tunai (jika ada).
• Kefahaman prinsip catatan bergu: debit penerima, kredit pemberi.

Langkah demi langkah

1. 1

   Sediakan format Buku Tunai tiga lajur

   Lukis buku tunai dengan dua bahagian bertentangan: sebelah kiri (Debit) untuk penerimaan dan sebelah kanan (Kredit) untuk pembayaran. Setiap sebelah mempunyai lajur Tarikh, Butir, Folio dan tiga lajur wang iaitu Diskaun, Tunai dan Bank. Contoh kita ialah Perniagaan Setia bagi bulan Julai 2024. Sediakan format ini sebelum merekod sebarang urus niaga.

2. 2

   Catat baki awal (Baki b/b)

   Masukkan baki awal di sebelah debit kerana tunai dan bank biasanya berbaki debit (aset). Pada 1 Julai 2024: catat Baki b/b Tunai RM800 dalam lajur Tunai (debit) dan Baki b/b Bank RM5,000 dalam lajur Bank (debit). Lajur diskaun tidak mempunyai baki awal.

3. 3

   Rekod penerimaan di sebelah debit

   Setiap penerimaan direkod di sebelah debit. Pada 5 Julai, penghutang Kedai Harmoni menjelaskan hutang RM1,000 dengan cek selepas diberi diskaun tunai RM50, jadi RM950 diterima: catat RM50 dalam lajur Diskaun (debit) dan RM950 dalam lajur Bank (debit). Pada 20 Julai, jualan tunai RM300: catat RM300 dalam lajur Tunai (debit).

4. 4

   Rekod pembayaran di sebelah kredit

   Setiap pembayaran direkod di sebelah kredit. Pada 10 Julai, perniagaan membayar hutang RM600 kepada pemiutang Pembekal Jaya dengan cek selepas menerima diskaun tunai RM12, jadi RM588 dibayar: catat RM12 dalam lajur Diskaun (kredit) dan RM588 dalam lajur Bank (kredit). Pada 28 Julai, sewa RM200 dibayar secara tunai: catat RM200 dalam lajur Tunai (kredit).

5. 5

   Rekod catatan kontra

   Catatan kontra berlaku apabila wang dipindahkan antara tunai dan bank dalam perniagaan yang sama. Pada 15 Julai, RM500 tunai dimasukkan ke akaun bank: Kredit lajur Tunai RM500 (wang keluar dari peti tunai) dan Debit lajur Bank RM500 (wang masuk ke bank). Tandakan folio dengan huruf 'K' (kontra) pada kedua-dua catatan kerana catatan bergu sudah lengkap di dalam buku tunai itu sendiri.

6. 6

   Jumlahkan lajur diskaun

   Lajur diskaun ialah lajur memorandum sahaja: ia dijumlahkan, bukan diimbangkan. Jumlah lajur Diskaun sebelah debit ialah RM50 (Diskaun Diberi) dan sebelah kredit ialah RM12 (Diskaun Diterima). Jumlah debit RM50 dipos ke debit Akaun Diskaun Diberi, manakala jumlah kredit RM12 dipos ke kredit Akaun Diskaun Diterima di dalam lejar.

7. 7

   Imbangkan lajur tunai dan bank

   Jumlahkan setiap lajur wang di kedua-dua sebelah, cari beza, dan masukkan Baki h/b (baki dihantar ke bawah). Lajur Tunai: debit RM800 + RM300 = RM1,100; kredit RM500 + RM200 = RM700; maka Baki h/b RM400 diletak di sebelah kredit supaya kedua-dua belah berjumlah RM1,100. Lajur Bank: debit RM5,000 + RM950 + RM500 = RM6,450; kredit RM588; maka Baki h/b RM5,862 diletak di sebelah kredit supaya kedua-dua belah berjumlah RM6,450.

8. 8

   Turunkan Baki b/b dan pos ke lejar

   Pada 1 Ogos 2024, turunkan baki: Baki b/b Tunai RM400 dan Baki b/b Bank RM5,862 di sebelah debit, menunjukkan aset dibawa ke tempoh berikutnya. Pos butir lain ke lejar: kredit Akaun Kedai Harmoni RM1,000, kredit Akaun Jualan RM300, debit Akaun Pembekal Jaya RM600, dan debit Akaun Sewa RM200. Catatan kontra tidak perlu diposkan lagi kerana catatan bergunya telah lengkap dalam buku tunai.

Contoh kedua

Contoh kedua: Kedai Buku Ilmu memulakan bulan Ogos 2024 dengan Baki b/b Tunai RM250 di sebelah debit, tetapi akaun banknya terlebih keluar (overdraf), jadi Baki b/b Bank RM1,200 dicatat di sebelah kredit. Pada 6 Ogos, ia menerima cek RM380 daripada seorang penghutang tanpa diskaun: debit lajur Bank RM380. Pada 12 Ogos, RM150 dikeluarkan dari bank untuk kegunaan tunai runcit. Ini catatan kontra: debit lajur Tunai RM150 dan kredit lajur Bank RM150, ditanda 'K'.

Semasa mengimbangkan, ingat bahawa lajur Bank boleh menunjukkan baki kredit apabila bayaran dan pengeluaran melebihi penerimaan. Di sini lajur Bank: debit RM380; kredit RM1,200 + RM150 = RM1,350; maka Baki h/b RM970 diletak di sebelah debit supaya kedua-dua belah berjumlah RM1,350. Baki ini diturunkan sebagai Baki b/b Bank RM970 di sebelah kredit pada 1 September, menandakan overdraf bank yang masih perlu dijelaskan.

Kesilapan lazim

Bab berkaitan: Buku Catatan Pertama →

Semua prosedur →