会计中的原始凭证是什么？

原始凭证是每一笔商业交易最初的书面证明，例如发票、收据或支票存根。它是整个会计流程的起点，因为没有单据支持，就不应作出任何记录。

什么是原始凭证？

原始凭证是交易发生时产生的最初记录，载有重要细节，如日期、金额、涉及各方以及交易类型。它是随后所有会计记录的“源头”，因为日记账与分类账中的信息都直接取自它。没有原始凭证，会计人员便无从记录任何事项；账簿中的每一个数字，最终都能追溯回一张支持它的单据。

为何它是重要的证明

原始凭证最重要的作用，是证明某笔交易确实发生过。它确认金额、日期与涉及的各方，使企业记录可信、可查。当审计师或业主想核实某笔记录是否正确时，会追溯回其原始凭证。与客户或供应商发生纠纷时，这些凭证也很重要，因为它们客观地记录了双方商定并执行的内容。

发票

商品或服务以赊账方式出售（即日后才付款）时，卖方会开具发票。它列明所售商品、数量、单价、总额，以及买卖双方的名称。对卖方而言，寄出的发票是记录赊销的依据；对买方而言，收到的发票是记录赊购的依据。由于涉及赊账交易，发票通常记入销货日记账或购货日记账，而不是现金簿。

收据

收据是已收到付款的凭证，由收款方开具。它显示日期、所付金额与付款用途。与涉及赊账的发票不同，收据确认实际的钱款交换已经发生，无论是以现金还是通过银行。对企业而言，收到的收据是所作付款的凭证，而开出的收据副本则支持现金簿中收款的记录。

贷项通知单

贷项通知单由卖方开给买方，用于减少买方应付的金额，例如商品因损坏而退回，或原发票多收了费用时。它减少买方对卖方的欠款。对卖方而言，贷项通知单是记录销货退回的依据；对买方而言，它是记录购货退回的依据。传统做法中常以红色标示贷项通知单，因为它减少了原来的金额。

借项通知单

借项通知单则用于增加应付金额，或通知对方其账户已被借记。常见情况是原发票少收了买方的费用，或把商品退回供应商时随附。其功能与贷项通知单相反：一个增加，一个减少。理解这两种通知单的区别很重要，因为学生容易在谁开具、以及对债务人或债权人账户的影响上产生混淆。

支票存根

支票存根是一张支票被撕下交给收款人后，留在支票簿中的小段部分。它记录日期、金额以及支票开给谁，使企业保有以支票付款的记录。由于支票本身已交给收款人，这段存根便成为留在付款人手中的凭证。它用于在现金簿的银行栏记录付款，之后编制银行往来调节表时也会用到。

付款凭单

付款凭单是一份内部单据，在款项支出前用于支持并批准某笔付款。它通常列明付款用途、金额、批准人的签名，并附上发票或收据等支持文件。付款凭单强化了内部控制，因为它确保每笔付款都经相关人员审核与批准，而非随意付出。它有助于防止虚假付款，并形成清晰的审计线索。

它们如何流入原始分录簿

基本流程是：原始凭证到原始分录簿，再到分类账，最后到试算表。每种单据流入相应的原始分录簿：销货发票流入销货日记账，购货发票流入购货日记账，贷项通知单流入退回日记账，收据与支票存根流入现金簿。从原始分录簿再过账到分类账。理解这一流程，便能明白为何原始凭证是会计循环中不可跳过的第一步。

它们所含的信息

尽管形式各异，多数原始凭证都含有相同的基本信息：交易日期、涉及各方的名称、商品或服务的说明、金额，而且通常有供查阅的编号。会计记录用的就是这些信息。每份单据上的索引编号，使某笔记录能轻松追溯回其原始凭证，令复核与审计更快捷、更可靠。

常见错误与良好做法

常见错误包括混淆发票与收据，或贷项通知单与借项通知单，因为学生对谁开具单据及其影响不够清楚。良好的做法是把每份单据有条理地保存、编号，并始终核对每笔记录与其证明单据。在考试中，理解每份单据的用途比背诵其名称更重要，因为题目常要求学生为某笔交易辨认正确的单据及相关的原始分录簿。

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常见问题

发票与收据有何区别？发票在商品以赊账方式买卖时开具，显示日后需要支付的金额；而收据在款项收到之后开具，作为钱款确实已经易手的凭证。前者产生一笔欠款，后者确认该欠款已结清，两者用途不同，不应混淆。

谁开具贷项通知单？贷项通知单由卖方开给买方，用于减少买方应付的金额，通常是在商品因损坏而退回，或原发票多收了费用需要更正时开具。对卖方而言它记为销货退回，对买方而言则记为购货退回。

为何必须保存原始凭证？因为它证明每笔交易确实发生过，让记录可以放心地复核与审计，并在与客户或供应商发生纠纷时，为企业提供支持。将单据有条理地编号保存，也让任何一笔记录都能随时追溯回其原始凭证。