会计中的特种日记账：购货、销货与退回

企业每天处理大量交易时，如果全部记入一本普通日记账，工作会又慢又乱。因此，KSSM会计原理课程（代码3756）教我们使用特种日记账，即专门记录某类经常重复出现的交易的原始分录簿。把同类交易归在一起，会计工作就更整齐、更快，也更容易核对。

SPM需要掌握的四本主要特种日记账是购货日记账、销货日记账、购货退回日记账和销货退回日记账。下文说明它们各自的用途、相关的原始凭证，以及何时应该用它们，而不是现金簿或普通日记账。

什么是特种日记账？

特种日记账是专门为某一类经常发生的交易而设立的原始分录簿。它的目的是把同类交易集中在一处，方便汇总并过入分类账。

最重要的一点是：购货、销货和退回这几本特种日记账只记录涉及商品（供转售的存货）的赊账交易。现金交易不记在这里，而是记入现金簿。其他不适合归入任何特种日记账的交易，则记入普通日记账。

购货日记账

购货日记账仅用于记录赊购商品的交易。也就是说，企业购入供转售的存货但尚未付现，款项将日后支付给供应商（债权人）。

购货日记账的原始凭证是从供应商处收到的发票。请注意，以赊账方式购买车辆或家具等资产不记在这里，因为它们不是商品；这类交易应记入普通日记账。购货日记账的总额借记购货账户，每位供应商的账户则分别贷记。

销货日记账

销货日记账仅用于记录赊销商品的交易。企业把存货卖给顾客（债务人），顾客将在日后付款。

销货日记账的原始凭证是开给顾客的发票副本。与购货相同，以赊账方式变卖旧资产不记入销货日记账，因为那不是商品交易。销货日记账的总额贷记销货账户，每位债务人的账户则分别借记。

购货退回日记账

购货退回日记账记录那些以赊账方式购入、但又退还给供应商的商品，例如因为货物损坏、品种不对，或与订单不符。

这本日记账的原始凭证是从供应商处收到的贷方通知单。贷方通知单确认供应商已经减少了企业应付的金额。这本日记账的总额贷记购货退回账户，相关供应商的账户则借记。

销货退回日记账

销货退回日记账记录那些以赊账方式售出、但被顾客退回的商品。当顾客退回有瑕疵或不合适的货物时，就会发生这种情况。

它的原始凭证是企业开给顾客的贷方通知单副本。总额贷记债务人（减少其欠款），销货退回账户则借记。要分清这两类退回，只需问：是谁把货物退给谁？

原始凭证：发票、贷方通知单与借方通知单

特种日记账中的每一笔分录都必须以有效的原始凭证为依据。发票用于赊购和赊销；贷方通知单用于商品退回；借方通知单则常用于通知计费错误或追加索款。

理解原始凭证在考试中非常有帮助，因为题目常常给你一组凭证，要求你把它们分类到正确的日记账中。只要你能辨认凭证类型和货物流动的方向，就能有把握地判断出正确的日记账。

何时使用特种日记账、现金簿或普通日记账？

简单指引：特种日记账只用于商品的赊账交易。赊购记入购货日记账，赊销记入销货日记账，商品的赊账退回记入相应的退回日记账。

涉及现金或银行的交易（现金购货、现金销货、收款或付款）记入现金簿，而不是特种日记账。不属于以上任何一类的交易（例如更正分录、开业分录、赊购资产或业主提取商品自用）则记入普通日记账。

应避免的常见错误

学生常犯的一个错误是把现金购货或现金销货记入特种日记账，而这些应记入现金簿。另一个错误是把购买资产（例如办公用的电脑）记入购货日记账。

学生也经常把购货退回和销货退回弄反。请记住：如果是我们把货物退给供应商，那是购货退回；如果是顾客把货物退给我们，那是销货退回。反复用整套原始凭证做练习，是巩固这一概念的最佳方法。

我们如何帮助

我们提供在线一对一课程，由熟悉KSSM会计原理课程的资深老师授课。

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常见问题

特种日记账会记录现金交易吗？不会。购货、销货和退回这几本特种日记账只记录商品的赊账交易，现金交易记入现金簿。

贷方通知单和发票有什么区别？发票在赊销或赊购发生时开出，而贷方通知单则在商品退回或减少收费时开出。我可以只上一堂课吗？可以，你可以先上一堂一小时的付费试堂。详情请通过WhatsApp联系我们。