什么是不完整记录？账目不齐时如何算出利润
一小时付费试课 · 当天回复 · 每小时RM50起
为什么有些生意不做完整的复式记账
现实中，并不是每一家生意都会保留整齐而完整的财务记录。杂货店老板、小吃摊主或家族生意等小商家，往往只记录他们认为最重要的事项：现金余额、谁欠他们钱，以及他们欠谁钱。他们不使用完整的复式记账系统，因为那需要会计知识、时间和每天的纪律。
这种不完整的记账方式称为不完整记录或单式记账。也就是说，每一笔交易不像正规系统那样记录两次（一笔借方、一笔贷方）。结果是，我们无法像平常那样直接编制试算表或损益表，因为很多资料都缺失或散乱。
假设有一个汉堡摊由一位只用小本子记录现金进出的商家经营。他不知道自己赊销的总额、进货的实际金额，也不知道一年赚了多少利润。会计人员面对的挑战，就是利用手头有限的资料，拼凑出清楚的财务全貌。
用净资产法（资本比较法）算出利润
当记录太少，无法编制完整损益表时，我们可以使用净资产法，也称为资本比较法。它的概念很简单：如果东主的资本在一年内增长了，那么这份增长一定来自生意所赚取的利润，前提是要先调整东主投入和提取的资金。
回想基本的会计等式：资本等于资产减去负债。某一个日期的净资产（资产减负债）就等于东主在那一天的资本。因此，如果我们能够列出年初和年末的所有资产与负债，就能得出期初资本和期末资本。
计算利润的公式是：利润等于期末资本减去期初资本，加上提款，减去额外资本。提款要加回来，因为东主为个人用途拿走的钱或货物，是已经提走的利润，所以要重新计算进去。额外资本要减去，因为那份资本的增加来自东主自己的注入，而不是来自生意的利润。
简单例子：从期初和期末资本算利润
假设阿米娜女士开了一家花店。一月一日，她拥有的资产是：花卉存货八千令吉、应收账款（债务人）两千令吉、现金五千令吉。她也有一项负债，即应付账款（债权人）三千令吉。她的期初资本是资产总额一万五千令吉减去负债三千令吉，也就是一万两千令吉。
到了同一年的十二月三十一日，她的资产增长了：存货一万令吉、应收账款四千令吉、现金九千令吉，还有一台新冰箱三千令吉。应付账款变成四千令吉。因此她的期末资本是资产总额两万六千令吉减去负债四千令吉，也就是两万两千令吉。
这一年里，阿米娜女士提取了六千令吉现金作为家庭开支（提款），也从个人储蓄中注入了额外的两千令吉（额外资本）。所以利润是：期末资本两万两千令吉减去期初资本一万两千令吉，加上提款六千令吉，减去额外资本两千令吉。结果是一万四千令吉。这就是该年生意的净利润，尽管我们从头到尾都没看到一笔日记账分录。
从债务人账户还原赊销数字
有时候我们需要的不只是利润数字。我们想知道赊销的金额，以便编制更详细的损益表。如果商家没有直接记录赊销，我们可以通过重建债务人统制账户来得出这个数字。
逻辑是这样的：期初债务人余额，加上该年的赊销，必须等于向债务人收回的款项，加上期末债务人余额（以及任何坏账或退货）。如果我们知道这四个数字中的三个，第四个就可以作为平衡数字算出来。
举例来说，假设期初债务人余额两千令吉，全年从债务人收到的款项三万令吉，期末债务人余额四千令吉。赊销就是：三万令吉（收到）加上四千令吉（期末余额）减去两千令吉（期初余额），也就是三万两千令吉。这个隐藏的赊销数字现在就可以用在买卖账户里了。
从债权人账户还原赊购数字
同样的方法也可以用来找出缺失的赊购，只不过这一次我们重建的是债权人统制账户。期初债权人余额，加上该年的赊购，必须等于付给债权人的款项，加上期末债权人余额。
假设期初债权人余额三千令吉，全年付给债权人的款项两万五千令吉，期末债权人余额四千令吉。赊购就是：两万五千令吉（付出）加上四千令吉（期末余额）减去三千令吉（期初余额），也就是两万六千令吉。同样地，一个从未直接记录的数字，通过账户的逻辑就能得出来。
一旦知道了销售和采购，我们就可以把它们与期初存货、期末存货结合起来，计算出销货成本和毛利。这就是不完整记录技巧的好处：只要有一点资料，加上对各账户之间关系的理解，我们就能重建出一个相当完整的图景。
编制期初和期末财务状况表
要让净资产法运作良好，我们需要编制两张表：一张在期初，一张在期末。这两张表有时称为事务状况表，也就是把所有资产和负债列出来，以求得每个日期的资本。
第一步是收集所有能找到的凭证：银行结单、收据、未付发票、存货清单，以及债务人和债权人的名单。从这些资料中，我们列出资产，例如现金、银行、存货、债务人和非流动资产。然后列出负债，例如债权人和贷款。
资产总额与负债总额之间的差额，就是我们要的资本。有了期初资本和期末资本，就可以套用上面的利润公式。仔细评估存货、认清所有资产和负债非常重要，因为漏掉任何一项，都会使资本数字出错，进而使利润也算错。
单式记账的局限与完整记录为何更好
尽管这些技巧很有用，单式记账系统仍有许多弱点。第一，它的准确性无法核对。在复式记账中，试算表起着算术检查的作用；如果借方不等于贷方，我们就知道有错误。在不完整记录里没有这样的核对机制，所以错误很容易被漏掉。
第二，通过净资产法得出的利润数字只给出一个总额。除非我们费力地逐项重建，否则看不到诸如总销售额、各类费用，或毛利与净利之间的差别等细节。这让东主难以做出明智的商业决策。
第三，不完整的记录会使报税、申请银行贷款，以及侦查舞弊或盗窃变得困难。因此，尽管不完整记录可以用正确的技巧加以补救，每一家生意都应该转向完整的复式记账系统，保留完整的分类账、日记账和账户，以获得准确可靠的财务资料。
通过有系统的练习掌握这个课题
不完整记录是一个综合多种技能的课题：会计等式、统制账户，以及财务报表的编制。掌握它最好的方法，就是反复练习还原缺失的数字，直到逻辑变得自然而然。先从简单的、由资本求利润的题目开始，再进阶到需要还原赊销和赊购的题目。
一个实用的小技巧：为债务人和债权人各画一个小T字账户，把已知的数字填进去，让缺失的数字成为平衡数字。这种视觉化的方法能减少混淆，帮助你清楚看到每一项之间的关系。
如果你需要更贴身的指导，我们经验丰富的老师可以在一对一线上课中带你逐步解答这类题目。试课为付费一小时，收费每小时 RM50 起，如有询问，请联系 WhatsApp。