什么是零用现金定额备用金制度？完整入门指南
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企业为什么需要零用现金
每家企业几乎每天都会遇到小额开支。假设一间店铺需要买邮票寄信、为送货司机付停车费、为与供应商开会买拉茶，或者在办公室补充笔和便条纸。每一笔的金额都很小，也许只有几令吉，但它们经常发生，而且无法避免。
如果企业每一笔这样的小额开支都要开支票或做银行转账，会计工作就会变得极其繁琐。主现金簿会被数百笔RM2或RM5的记录塞满，让重要的大额交易难以看清。为了解决这个问题，企业会设立一笔专门的小额资金，叫做零用现金。
零用现金是存放在办公室里、用来快速方便地支付各种小额开支的一小笔现金。它与主现金分开管理，这样琐碎的日常开销就不会扰乱企业大额资金往来的记录。
定额备用金原则（固定备用金）
零用现金最整洁的管理方法是采用定额备用金原则（imprest）。所谓定额，是在每一期开始时设定一笔固定金额，这笔固定金额称为备用金（float）。
核心概念很简单。在一期开始时，零用现金出纳员会拿到一笔固定的备用金，例如RM200。在这一期内，他从这RM200中支付各种小额开支。到了期末，主出纳员会把备用金恢复到原来的金额，方法是按照实际花掉的金额如数补回。
举例来说，如果这个月零用现金出纳员花了RM145，那么到月底他会拿回RM145，使备用金恢复到RM200。这里的规则是：补回的金额必须与花掉的金额完全相等，不多也不少。这就是它被称为固定备用金制度的原因：在每一期开始时，手上的金额总是一样的。
零用现金簿与分析栏
为了记录所有小额开支，企业会使用零用现金簿。这本簿子左边有一栏用来记录收到的钱，也就是备用金和备用金的补回。右边则有一个付款总额栏，后面跟着几个分析栏。
分析栏是这本簿子最有用的特点。每一类开支都有自己的一栏，例如邮费与邮票栏、交通栏、文具栏、饮料与招待栏，以及一个用来记录较少发生开支的杂项栏。出纳员每付一笔钱，就要把金额记在付款总额栏，同时再记一次在合适的分析栏里。
到期末时，每个分析栏都要合计。每一栏的合计随后会过账到分类账中相关的费用账户。这样一来，一笔大的记录就代表了许多笔小额开支，使主分类账保持整洁易懂。所有分析栏的总和必须等于付款总额栏的合计，这可以作为一项很有用的交叉核对。
零用现金出纳员与凭单的角色
企业会指定一名员工担任零用现金出纳员，负责保管零用现金并记录所有付款。这种明确的责任对内部控制很重要，因为只有一个人经手这笔钱，出了问题也能找到负责的人。
每次支出零用现金时，出纳员都必须准备或收取一张零用现金凭单。凭单是一份证明文件，上面写明日期、开支的用途和支付的金额。只要有可能，就要把店铺的原始收据附在凭单上作为证据。
在任何时刻，钱箱里剩下的现金加上所有尚未补回的凭单金额，都必须等于固定的备用金。举例来说，如果备用金是RM200，凭单合计是RM120，那么手上的现金就必须是RM80。这条简单的规则让任何人都能随时检查这笔资金，并迅速发现任何短缺。
计算示例：RM200备用金的支出与恢复
假设一家小企业在5月1日设定了RM200的零用现金备用金。零用现金出纳员从主出纳员那里收到RM200，这笔金额在零用现金簿中记为收到的钱。
在整个5月，他做了以下付款：邮票RM30、开会用的拉茶RM25、停车费与过路费RM40、文具RM50。每一笔付款都记在付款总额栏和对应的分析栏里。总共花掉的金额是RM30加RM25加RM40加RM50，也就是RM145。
到5月底，钱箱里剩下的现金是RM200减RM145，也就是RM55。为了恢复备用金，主出纳员把RM145交给零用现金出纳员，正好等于花掉的金额。现在手上的现金变成RM55加RM145，又回到了RM200。到6月1日，新的一期又以完整的RM200备用金重新开始。请注意，每个分析栏的合计，也就是邮费RM30、饮料RM25、交通RM40和文具RM50，都会过账到分类账中相关的费用账户。
零用现金定额备用金制度的优点
第一个优点是对现金的控制更好。由于备用金是固定金额，而且每一分钱都必须有凭单支持，任何短缺都很容易发现。出纳员无法花超过备用金的钱，因此滥用的风险降低了。
第二个优点是主现金簿变得更整洁。所有小额开支都集中在零用现金簿里，只有补回的总额才进入主现金簿。这节省了时间，也让会计人员更容易审查那些较大、较重要的交易。
第三个优点是职责的划分。资深员工负责主现金和支票，较初级的员工则可以负责零用现金。这既能培训新员工，同时又保持了职责分离，而职责分离正是良好内部控制的基础。分析栏制度还能立即提供按类别划分的开支信息。
需要避免的常见错误
第一个错误是在恢复备用金时补回了错误的金额。要记住，在定额备用金制度中，补回的金额必须与花掉的金额完全相等，使备用金回到固定的原始值。有些学生错误地总是补回RM200，而正确的做法是只补回实际花掉的金额。
第二个错误是没有把一笔开支同时记在两个栏里，也就是付款总额栏和分析栏。如果漏掉其中一个，分析栏的合计就不会等于付款总额栏的合计，簿子也就无法平衡。
第三个错误是弄混哪一边是借方、哪一边是贷方。在零用现金簿中，像备用金和补回这类收到的钱记在借方，而所有付款则记在贷方。第四个错误是忘记在期末把分析栏的合计过账到分类账中的费用账户，导致费用报告不正确。
掌握这个主题的学习建议
掌握零用现金定额备用金制度最好的方法，是反复画出零用现金簿的格式，直到你把它的布局背熟：左边是收到钱的栏，接着是日期和摘要，然后是付款总额栏，右边是几个分析栏。每次答题时，都先把这个格式画出来，再填入数字。
每次都要核对：手上的现金加上凭单等于备用金。这个简单的核对能及早发现许多计算错误。也要练习合计每一个分析栏，并确保它们的总和等于付款总额栏的合计。
用简单的数字自己出几道题，例如RM100或RM300的备用金，并想象一些合理的日常开支。你用不同情境练习得越多，就越容易看出备用金恢复的规律。如果你需要更贴身的指导，我们提供一对一线上课，老师经验丰富。试课为付费一小时，收费每小时 RM50 起，确切收费请通过WhatsApp询问。