事前准备
- 企业所用全部账户的完整清单（资产、负债、权益、收入、费用）。
- 了解五大账户类别及其子类别（流动／非流动）。
- 为每个类别选定的编号制度或编码区间。
- 财务状况表与损益表的排列顺序，作为编排的参考。
分步操作
- 1
列出企业所用的全部账户
列出Perniagaan Setia（一家独资零售店）所用的每个账户。示例清单：车辆、店铺装置、存货、银行、现金、应收账款、银行贷款、应付账款、资本、提款、销货、购货、店铺租金、工资和水电费。在分类之前先把所有账户列齐，不遗漏任何一个。
- 2
归入五大账户类别
把每个账户分到五大类别：资产、负债、业主权益、收入、费用。Perniagaan Setia的资产：车辆、店铺装置、存货、银行、现金、应收账款；负债：银行贷款、应付账款；业主权益：资本、提款；收入：销货；费用：购货、店铺租金、工资、水电费。提款归入权益（是资本的减项），不能归入费用。
- 3
再细分为子类别
把资产分为非流动资产（车辆、店铺装置）和流动资产（存货、应收账款、银行、现金）。把负债分为非流动负债（银行贷款）和流动负债（应付账款）。这些子类别方便日后编制财务状况表。
- 4
为每个类别设定编码区间
给每个类别一段号码，使编码互不重叠：资产1000-1999、负债2000-2999、业主权益3000-3999、收入4000-4999、费用5000-5999。在资产区内，1000-1499分配给非流动资产，1500-1999分配给流动资产；在负债区内，2000-2499属非流动，2500-2999属流动。
- 5
分配具体编码并留出空档
以十为间隔编号，为新账户留出空间。示例：车辆1010、店铺装置1020；存货1510、应收账款1520、银行1530、现金1540；银行贷款2010；应付账款2510；资本3010、提款3020；销货4010；购货5010、店铺租金5020、工资5030、水电费5040。十的间隔让办公设备1030这类账户日后可以插入。
- 6
按财务报表顺序排列
按财务状况表的顺序排列账户（非流动资产、流动资产、业主权益、非流动负债、流动负债），接着是损益表（先收入，后费用）。这样的顺序让每个账户容易追查，并顺利结转到报表而不混淆。
- 7
用真实交易测试会计科目表
用编码记录交易，验证编码可用。例一，现金销货RM500：借记现金（1540）RM500；贷记销货（4010）RM500。例二，凭发票305向供应商赊购货物RM800：借记购货（5010）RM800；贷记应付账款（2510）RM800。每个账户都能凭编码轻易辨认。
- 8
记录并更新会计科目表
把会计科目表记入一张参考表，列明编码、账户名称和类别。当需要新账户时，例如佣金收入，把它作为4020放进收入区，不必更改现有编码。每当出现新类型的交易时重新检查会计科目表，使它保持完整整齐。
第二个示例
再与和谐美发（Salon Harmoni，一家服务型企业）比较。由于它不销售货物，其会计科目表没有存货和购货账户，收入也不是销货，而是服务费（在收入区4000-4999中编为4010）。它的非流动资产可能是美发设备1010，流动资产则包括银行1530和现金1540。当美发店收到RM300现金服务费时，分录是借记现金（1540）RM300；贷记服务费（4010）RM300。类别结构和编码区间保持不变，只是账户的名称和数量随企业类型而不同。