如何编制零用现金簿（定额备用金制）

原始分录簿

事前准备

• 由主出纳员设定的固定备用金金额，例如RM300。
• 每一笔付款的零用现金凭单和相关收据。
• 按开支类型划分的分析栏清单（文具、邮费、交通费、杂项、分类账）。
• 用来记录补足备用金支票的现金簿或银行账户。

分步操作

1. 1

   设定固定备用金并记录收款

   主出纳员设定备用金并把支票交给零用现金出纳员。和谐商店（Kedai Harmoni）在1月1日收到备用金RM300。在零用现金簿的借方（收款）记录：借：零用现金簿RM300；贷：银行RM300。

2. 2

   设置分析栏

   在贷方（付款）一边，设置“付款总额”栏，随后按开支类型设置分析栏：文具、邮费与邮票、交通费、杂项开支和分类账（应付账款）。每一笔的日期、凭单号和金额都记在这里。

3. 3

   逐笔记录付款并分配到分析栏

   每张凭单先把金额填入“付款总额”栏，再把相同金额抄到正确的分析栏。和谐商店例子：1月3日文具RM45（凭单12）进文具栏；1月8日邮费RM20（凭单13）进邮费与邮票栏；1月12日德士车费RM35（凭单14）进交通费栏；1月18日邮票RM15（凭单15）进邮费与邮票栏；1月22日茶点RM30（凭单16）进杂项开支栏；1月25日付给债权人林先生RM55（凭单17）进分类账栏；1月28日清洁用品RM25（凭单18）进杂项开支栏。

4. 4

   各栏加总并交叉核对

   把每个分析栏加总：文具RM45、邮费与邮票RM35（20+15）、交通费RM35、杂项开支RM55（30+25）、分类账RM55。确认所有分析栏的总和（45+35+35+55+55＝RM225）等于付款总额栏的RM225。这项核对称为交叉核对。

5. 5

   计算余额并结账

   计算余额：RM300−RM225＝RM75。在1月31日的贷方写“转下余额（h/b）RM75”，使两边合计都是RM300；在2月1日的借方写“承前余额（b/b）RM75”，作为新一期的期初余额。

6. 6

   补足备用金

   2月1日，主出纳员补回已花掉的金额RM225，把备用金恢复到固定的RM300。在借方记录：借：零用现金簿RM225；贷：银行RM225。此时借方余额为RM75＋RM225＝RM300，与原来的备用金相同。

7. 7

   把各栏总额过账到分类账

   把每个分析栏的总额过到分类账中相关账户的借方：借：文具账户RM45；借：邮费与邮票账户RM35；借：交通费账户RM35；借：杂项开支账户RM55；借：林先生（债权人）账户RM55。零用现金簿则作为这些分录的贷方。

第二个示例

祥旺商行（Perniagaan Setia）在3月1日设定固定备用金RM250。整个3月的零用付款总额为RM180，因此3月31日的余额转下为RM70（250−180）。由于零星开支不断增加，业主决定从4月起把固定备用金提高到RM350。于是在4月1日，补足金额包括已花掉的RM180和增加的RM100：补足支票总额＝RM180＋RM100＝RM280。记录借：零用现金簿RM280；贷：银行RM280。新的借方余额＝RM70＋RM280＝RM350，即新的固定备用金。这说明在定额备用金制下，补足金额总是把余额带回到当前的备用金额，无论备用金保持不变还是调高。

常见错误

相关章节：原始分录簿 →

所有程序 →