如何在特种日记账中记录交易

原始分录簿

事前准备

• 赊账交易的原始凭证：收到和开出的发票、借项通知单和贷项通知单。
• 明白特种日记账只记录商品的赊账交易，不记录现金交易或非流动资产的购买。
• 四本特种日记账：购货日记账、销货日记账、购货退回日记账和销货退回日记账。
• 包含债权人与债务人个人账户以及名目账户（购货、销货、购货退回、销货退回）的分类账。

分步操作

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   辨认交易的类型

   阅读每一笔交易，判断它是商品的赊购、赊销、购货退回还是销货退回。例如，5月2日，Perniagaan Setia 向 Pembekal Harmoni 赊购商品 RM1,200（发票 305）。这笔交易记入购货日记账。要记住：现金交易和非流动资产的购买不记入特种日记账。

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   收集并核对原始凭证

   每笔记录都必须有凭证。赊购的凭证是收到的发票，赊销是开出发票的副本，退回给供应商的货物是借项通知单，顾客退回的货物是贷项通知单。就本例而言：发票 305（购货）、发票 118 和 119（销货）、借项通知单 22（购货退回）以及贷项通知单 47（销货退回）。

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   记入购货日记账

   在购货日记账里写下日期、债权人名称、发票号码和金额。5月2日 Pembekal Harmoni 发票 305 RM1,200；接着 5月10日 Pembekal Jaya 发票 417 RM800。此阶段日记账只是赊购的清单，在过账到分类账之前还没有借方或贷方的记录。

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   记入销货日记账

   记录每一笔商品的赊销。5月5日 Kedai Mawar 发票 118 RM900；5月15日 Kedai Melati 发票 119 RM600。这里只记录商品的赊销，不包括出售旧资产。

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   记入购货退回日记账

   当赊购的商品退回给供应商时，记入购货退回日记账。5月8日 Perniagaan Setia 把损坏的货物退回给 Pembekal Harmoni RM200，由借项通知单 22 支持。

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   记入销货退回日记账

   当顾客退回赊销的商品时，记入销货退回日记账。5月12日 Kedai Mawar 退回价值 RM150 的货物，由贷项通知单 47 支持。

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   期末结算每本日记账的总额

   月底时结算每本日记账的总额。购货日记账 = RM2,000（RM1,200 + RM800）；销货日记账 = RM1,500（RM900 + RM600）；购货退回日记账 = RM200；销货退回日记账 = RM150。这些总额就是将要过账到名目账户的金额。

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   过账到分类账

   把个别金额过账到个人账户，把总额过账到名目账户。购货日记账：借记购货账户 RM2,000；贷记 Pembekal Harmoni 账户 RM1,200 和 Pembekal Jaya 账户 RM800。销货日记账：贷记销货账户 RM1,500；借记 Kedai Mawar 账户 RM900 和 Kedai Melati 账户 RM600。购货退回日记账：贷记购货退回账户 RM200；借记 Pembekal Harmoni 账户 RM200。销货退回日记账：借记销货退回账户 RM150；贷记 Kedai Mawar 账户 RM150。

第二个示例

再看 Kedai Harmoni。6月3日，它把标价 RM1,000 的商品卖给 Perniagaan Jaya，并给予 10% 的商业折扣（发票 210）。商业折扣不作为单独账户记录；只在销货日记账里填写净额 RM900。过账时：借记 Perniagaan Jaya 账户 RM900，而这 RM900 会构成月底贷记销货账户总额的一部分。

相反，如果 6月4日 Kedai Harmoni 以现金 RM500 购买商品，这笔交易不进入购货日记账；它记录在现金簿里，即贷记现金 RM500、借记购货账户 RM500。这个例子说明特种日记账只用于商品的赊账交易，而商业折扣只以净额记录。

常见错误

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